Aytekin Sera Kurumsal Altyapısını caniasERP ile Yeniledi

Aytekin Sera, 1968 yılından bu yana Türk Sanayisinde yer alan, modern bağlantı ekipmanları, anahtar teslimi sera projeleri yapan ve yaygın satış merkezleri ile Türk tarımına hizmet veren bir firma. 

İdari ve Mali İşler Koordinatörü Rami Ahtıhan ile 6 ayrı alanda faaliyet gösteren grup firmalarının tüm iş süreçlerini, CANIAS ERP projesi ile nasıl uyarladıklarını konuştuk. 

IAS: Aytekin Sera firmasını tanıyabilir miyiz?

Rami Ahtıhan: Aytekin Sera, kök kurucusu Hasan Aytekin tarafından, 1968 yılında sanayi sitesi içerisinde apgant preslerle, sac büküm oluk yapım işleri ile iştigal eden ve klasik sera imalatı yapan küçük bir atölye şeklinde kurulmuştur. Daha sonra, halen Group Şirketleri Yönetim Kurulu Başkanı olan Sn.Bülent Aytekin’in Makine Mühendisliği Fakültesinden mezun olarak, babasının işlerinin başına geçmesi ile ivme kazanmıştır.

İlk olarak sera oluk işlerine ilave, ferforje alanında faaliyet gösteren ayrı bir Limited Şirket tesis edilmiştir. Akabinde modern sera dediğimiz topraksız seraları üreten ve proje tasarım uygulama işlerini yapan AYS PROJE firması kurulmuş. Sonrasında hem kendi sera şirketleri için hem de sektörde faaliyet gösteren diğer firmaların ihtiyacı olan boru ve profilleri imal etmek üzere BORAY BORU VE PROFİL firmasını tesis etmiştir. Tüm bu şirketlerinin imalatı olan ürünleri yurt dışına ihraç etmek üzere AYTEKİN DIŞ TİC. A.Ş. firmasını da kurarak bugünkü şirketler topluluğu haline gelmiştir. Kurumsallaşma çalışmalarına hız veren şirketlerin öncelikle nevi değiştirerek A.Ş.ye dönüştürülmüştür.

IAS: Aytekin Sera bir yazılıma nasıl ve neden ihtiyaç duydu?

Rami Ahtıhan: Mali ve İdari İşler Danışmanı olarak göreve başladığım 2012 yılı Haziran ayı içerisinde, grup şirketlerin faaliyet denetimlerini yaptıktan sonra, şirket vizyonu ile misyonunun uyumlu olabilmesi için, kullanılan yazılımların, makine ve teçhizatların kontrolünü yaptık ve paket program kullandıklarını tespit ettik. Sonra çoğunluğu imalatçı olan şirketlerin maliyet hesaplarının, diğer cari işlemlerinin doğru, hızlı ve hatasız akışını sağlamak ve verimliliği artırmak için, mevcut yazılımların yetersiz olduğu kanısına vardık.

IAS: IAS ile tanışmanız nasıl oldu?

Rami Ahtıhan: Mevcut yazılımların yetersizliğinin tespitinin ardından yazılım araştırması görevi de bize verildi. Türkiye genelinde bilgisayarı ticari anlamda kullanan ilklerden biri olarak, yazılımlar konusuna yabancı olmadığımdan, IAS ve diğer programlar hakkında genel olan bilgilerimi biraz daha araştırarak özelleştirdim. IAS ile olan tanışıklığımı da böylece dostluğa çevirdim.

IAS: Satış ekibi tarafından gerçekleştirilen demolarda sizi ya da satışı etkileyen bir durumla karşılaştınız mı?

Rami Ahtıhan: caniasERP hakkında sunumlar yapılmadan önce, zaten ERP konusuyla ilgili yeterli donanıma sahiptik. Gerek IAS satış ekibinin, gerekse teknik destek ekibinin sunumlardaki performansı bizleri etkileyen yegane unsurdu.

IAS: ERP alım sürecinde seçim kriterleriniz nelerdi? IAS’yi tercih etme sebebiniz neydi?

Rami Ahtıhan: ERP ve MRP süreçlerini içeren yazılım projesi alımı görevini üstlendikten sonra, Aytekin Sera'nın şirket amaçlarına uygun olarak, belirlemiş olduğum üç adet yazılım arasından seçim yapmakta zorlandım. Aklımızdan geçenleri danışmanlık hizmeti almış olduğumuz firmaya ileterek program seçimi konusunda yardımlarını talep ettim. Beraberce firmalara sunduğumuz kriter sorularımızı hazırladık. IAS'yi tercih nedenimiz sorulara verdiği doğru yanıtlardır.

IAS: Aytekin Sera'da caniasERP’nin hangi uygulamaları kullanılıyor?

Rami Ahtıhan: caniasERP'nin tüm uygulamalarını kullanıyoruz. Dahası, işimizin gereği sürekli değişen ihtiyaçlarımızı düşlüyoruz, IAS ekibine anlatıyoruz ve üzerinde beraberce tartışıyoruz. Uygulama yaparak sonuçları değerlendiriyoruz ve eksiklikler varsa tamamlayıp sisteme entegre ediyoruz. IAS sayesinde tüm uygulamalarımız şirketlerimize özel olarak hazırlanıyor.

IAS: Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?

Rami Ahtıhan: CANIAS ERP projesinin başlamasını takiben 4-5 ay içerisinde, 2012 yılı Kasım ayında canlı kullanıma başladık. Tüm mali verilerin ve envanter bilgilerinin yıl içerisinde değil, yıl sonunda sayım tutanakları ve envanter sonuçları ile yıl sonunda geçilmesine karar verdik ve tam anlamıyla canlı kullanıma 01.01.2013 tarihinde geçildi.

IAS: Siz kaç lokasyonda faaliyet gösteriyorsunuz?

Rami Ahtıhan: Grup olarak 5 tanesi imalat, 1 tanesi ticaret alanında olmak üzere toplamda 6 ayrı alanda faaliyet gösteriyoruz ve şirketlerin tamamı, CANIAS ERP projesine dahil edildi.

IAS: Sektörünüzde izlenen sürecin, zor bir süreç olduğunu biliyoruz. Standart ya da size özel uygulamalar yapıldı mı?

Rami Ahtıhan: Sizlerin de belirttiği gibi, bizim faaliyet alanımız doğası gereği standart bir yapıya sahip olmayıp müşteriye özel çözümler gerektiren bir yapıya sahiptir. Dolayısıyla hizmet alacağımız kurumun da, IAS gibi, müşteriye özel çözümler üreten bir yazılım firması olması gerekiyordu. Uygulamalarımız, standart veya hazırdan daha çok, onlardan yararlanılarak elde edilen özel çözümlerdir.

IAS: Özel uygulamaların devreye alınması konusunda nasıl bir yol izlendi?

Rami Ahtıhan: Özel uygulamalar tarafımızca tasarlanıp, IAS teknik destek ekibine anlatılıyor. İsteklerimiz ekip tarafından programa aktarılıyor. Sonra olabilecek tüm varyasyonlar deneniyor. Sonuçlar değerlendiriliyor ve uygulamaya alınıyor. Tabi bütün bu süreçler burada anlatıldığı kadar uzun süreç almıyor. Çünkü bizler ne istediğimizi, IAS teknik destek ekibi de işini iyi bildiği için, tüm bu süreçler iki gün gibi kısa süreler içinde gerçekleşiyor.

IAS: caniasERP projesi ile birlikte şirketinizde neler değişti? Ne gibi faydalar sağladı?

Rami Ahtıhan: Türkiye Cumhuriyetinde harf devrimi ile neler değişti ise, Aytekin Sera'da da caniasERP ile olan değişiklik odur. caniasERP ile tüm verileri ve sonuçları okumayı, değerlendirmeyi ve sonuçlandırmayı öğrendik.

caniasERP ile verileri daha doğru daha şeffaf alabiliyoruz. Daha kısa sürede çözümler üretebildiğimiz gibi daha isabetli kararlar verebiliyoruz. Bu nedenle caniasERP projesinin benim ve mensubu olduğum firmam için önemi, adımızdır.

IAS: Sizce büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur?

Rami Ahtıhan: Kurumsallaşmak, markalaşarak büyümek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmelerin karşılaştığı en önemli sorunlar, maddi ve manevi olarak ne gibi kaynaklara sahip olduğunu tam ve objektif olarak bilememesinden kaynaklanıyor. Buna bağlı olarak hedefini de tam ve gerçekçi olarak belirleyememesidir. ERP tüm bunların belirlenmesinde çok büyük katkılar sunmakla kalmıyor, belirlenen vizyona hangi misyonla, 5N kuralını da uygulayarak ulaşılacağını anlatıyor. Misyonda olabilecek muhtemel sapmalara zamanında önlem alınmasını sağlıyor. Dolayısıyla kurumsallaşma yolunda emin adımlarla ilerlemenizi sağlıyor.

IAS: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı?

Rami Ahtıhan: ERP projesindeki başarı, öncelikle şirketin vizyonunun doğru ve buna bağlı olarak misyonun da gerçekçi olarak belirlenmesine bağlıdır. Ekonominin genel prensiplerinden olan 5N kurallarını uygulamasında yapılan hata da başarısızlığı doğuruyor.

IAS: Genel olarak ERP projesine başlayacak bir firmaya tavsiye ve önerileriniz ne olur?

Rami Ahtıhan: Yaşayın ve görün demek gerekir. Genel olarak firmalar ERP projelerindeki sabit yatırım maliyetlerinin yüksek olmasından ürkerler. Ancak yapılan yatırımın, kaynakların tam ve verimli kullanılmasından dolayı, bir yıl gibi kısa bir sürede kendisini amorti ettiğini gördüklerinde ERP'siz geçen zamanlarına üzüleceklerdir. Aklını verimli kullanamayan iş adamı olamaz!

Proje Detayları ve Sağlanan Faydalar

Projenin başladığı tanışma toplantısından itibaren, Proje Koordinatörü Rami Bey'in hedefi Fiili Maliyeti caniasERP üzerinden hesaplayabilmekti.

AYTEKIN Grup, altı firmadan oluşan bir grup şirketi. Her ay icra kuruluna gelir tablosu sunulduğu için, maliyetlerin düzenli periyodlarla caniasERP üzerinden çıkarılması projenin başarısı için oldukça kritik bir faktördü.

Bu hedefle projenin ilk gününden itibaren;

• Fiili Maliyeti etkileyen bütün modüller sırayla devreye alınarak, adım adım belirlenen sürece yaklaşıldı.
   
• Süreç Analiz çalışmalarının ardından, yoğun bir uyarlama ve eğitim dönemine girildi.
   
• Firmanın tüm iş süreçleri beraberce gözden geçirildi. Süreçler ile ilgili iyileştirme ve yeniden düzenleme çalışmaları yapıldı.
   
• Öncelikle Satış ve Satınalma modülleri ile Envanter Modülünü negatif stoka izin vermeden yönetebilir hale getirildi. Daha sonra firmaların bütün iş emirlerini caniasERP üzerinden takip edebilmesi sağlandı. İş emriyle ilgili bütün stok giriş ve çıkışlarını ve iş emirlerinden toplanan tüm bilgiler, sistem üzerinden takip edebilir duruma getirildi.
• Muhasebe, Finans, İnsan Kaynakları ve Demirbaş modüllerinin de maliyet için eksiksiz çalışmasıyla beraber, projedeki asıl hedefe ulaşıldı.
   
• Proje canlıya geçtikten yaklaşık 6 ay gibi bir zaman sonra, maliyet çalışmalarına başlandı ve maliyet fişleri caniasERP üzerinden oluşturulmaya başlandı. Pilot kullanım ve canlı kullanım için proje planında belirlenen hedef tarihlere, gecikme olmadan ulaşıldı.
• caniasERP'nin kolay geliştirilebilir ara yüzü ve müşteri ihtiyaçlarına hızla cevap verebilme yeteneği, bu süreçte kritik rol oynarken, maliyetin yapılabilir olmasıyla beraber müşteri memnuniyeti de oldukça arttı.

Proje süresi boyunca; firma sahibi Bülent Aytekin'in desteği, Aytekin Grup çalışanlarının pozitif tavırları ve işbirliği içinde çalışmaları proje başarısına katkı sağladı. Bütün bu faktörler birleşince takım çalışması ile başarılı bir ERP projesi ortaya çıktı.

• Aytekin Sera – Rami Ahtıhan
  (İdari ve Mali İşler Koordinatörü)
• IAS – Emel Karakoç
  (Halkla İlişkiler Uzmanı)