Atermit Şirket Verilerinin Tek Merkezli Yönetimini caniasERP ile Sağladı

500"den fazla çalışanı ile İnşaat ve Otomotiv sektörlerine asbestsiz çimento esaslı çatı ve cephe kaplama malzemeleri, metal esaslı sandviç panel, Isı Yalıtım malzemeleri ve Enjeksiyon ürünleri üreten Atermit A.Ş."nin Genel Müdürü Kemal Sabancı ve Bilgi İşlem Müdür Yardımcısı Esma Karadeniz ile caniasERP’nin değişen üretim tekniklerine uyumunu, yeni işletmecilik anlayışına katkısını ve ERP geçişi ile birlikte firmalarındaki değişimi konuştuk.

IAS: Atermit firmasını tanıyabilir miyiz?

Esma Karadeniz: Atermit Endüstri ve Tic. A.Ş., Emin Özgür Holding A.Ş. kuruluşudur. Grubumuza bağlı ilk şirket olan Özgür Atermit A.Ş. 1956 yılında Adana’da çatı kaplama malzemeleri üretmek amacıyla kurulmuştur. Atermit Endüstri ise 1986 yılından bu yana şu anda faaliyette bulunduğu Gebze bölgesinde faaliyet göstermektedir.

Grubumuz, 500’den fazla çalışanıyla, Asbestsiz Çimento Esaslı Çatı ve Cephe Kaplama malzemeleri, Metal ve PET esaslı Çatı ve Cephe kaplama malzemeleri, EPS Yalıtım Levhaları, ambalaj ve otomotiv yan sanayi ürünleri üretmektedir. Adana, Gebze, İzmir ve Yenice’de üretim tesisleri, Ankara ve Bursa’da ise birer bölge müdürlüğü bulunmaktadır.

Atermit’in ürünleri, Türkiye’de 500’den fazla bayi tarafından satılmakta ve aynı zamanda Avrupa, Ortadoğu, Asya ve Afrika’da 30 ülkeye ihraç edilmektedir.

IAS: Atermit bir yazılıma nasıl ve neden ihtiyaç duydu?

Kemal Sabancı: Bizim açımızdan verilerin tek merkezli yönetilmesi, anlık olarak ulaşılabilmesi, doğru verilerin hızlı bir şekilde analiz edilebilecek içerikte olması çok önemliydi. Dönemsel ya da anlık ihtiyaçlarınıza göre veriler çeşitlilik gösterebiliyor. Örneğin, bugün için veri üretiminde kullanılan birim hammadde miktarları önemliyken, birkaç gün sonrasında veya farklı bir dönemde enerji tüketiminiz ya da işçilik verimi girdileri olabiliyor. Bu sebeple kullanacağımız yazılım, hızlı hareket kabiliyeti sağlayabilecek şekilde geniş ve geliştirilmeye de açık olmalıydı.

Ürün gamımızda ve üretim verimliliğinde mevsimsel değişiklikler de söz konusu olabiliyor. Sıcaklığa bağlı olarak girdilerimizin yapısı değişiyor. 1 birim koyup 1 birim mamul aldığımız zamanlar da var, daha altında mamul aldığımız zamanlar da oluyor. Tüm bu değişikliklerin izlenebilirliği bizim açımızdan oldukça önemli.

Geçmiş aylarda edinilen tecrübeler ve istatistiki veriler gelecek yılı, bütçeyi ve sonraki ayı planlamak açısından önemli. Bizler fiyatlarımızı, değişkenliklere ve içinde bulunulan dönemde piyasadaki rekabet koşullarına bakarak, maliyet artı kar yöntemiyle belirliyoruz. Dolayısıyla maliyetlerimizin girdilerindeki değişiklikleri anında ve hızlıca izleyebilmemiz, fark etmemiz gerekiyor. Piyasadaki kar marjları çok düşük ve rekabet çok ağır. Verilerin kontrolü ve yönetimi için ERP şarttı.

Esma Karadeniz: Verileri tek merkezden yönetmek, sürekli gelişen ve değişen özellikteki ürünleri yönetmek, stratejik kararlarda etkili olabilecek detaylara ulaşmak ve daha hassas maliyet yapabilmek için değişime ayak uyduracak bir yazılım gerekiyordu. Piyasa koşulları ve gittikçe zorlaşan rekabet şartları, her şeyi en hassas biçimde yönetmeyi zorunlu kılıyordu. Bunu yapabilmenin yollarından biri olarak, ERP sistemini kurmak ve geliştirmeyi seçtik.

IAS: IAS ile tanışmanız nasıl oldu?

Esma Karadeniz: Zaten 2005 yılından bu yana, grup şirketlerimizden Özgür Atermit ile bağlantımız sebebiyle caniasERP kullanıyorduk. Fakat daha çok muhasebe ağırlıklı bir program gibi kullanılıyordu. Stokları kontrol altına alabilmek ve bu doğrultuda maliyetleri daha hassas hesaplayabilmek için ERP’ye geçiş şarttı. Bu anlamda ERP projesi için araştırmalar, referans ziyaretleri yapıldı ve demolar alındı. Sonuç olarak tercihimiz yine caniasERP’den yana oldu.

IAS: Satış ekibi tarafından gerçekleştirilen demolarda sizi ya da satışı etkileyen bir durumla karşılaştınız mı?

Esma Karadeniz: Sektöre yönelik çözümlerin programa implementasyonun kolay ve hızlı olması gerekiyordu. Hâlihazırda caniasERP’nin 6.01 versiyonunu kullandığımız için, bazı şeylere yorum getirebilmek zor olmadı.

Nitekim istenilen, mantıklı her şey sistem üzerinde zaten yapılabiliyordu. caniasERP’nin bu konuda oldukça esnek olduğunu biliyorduk. 6.03 versiyonu ile program üzerinde birçok iyileştirme yapıldığını da gördük.

IAS: ERP alım sürecinde seçim kriterleriniz nelerdi? IAS’yi tercih etme sebebiniz neydi?

Kemal Sabancı: Farklı yazılımları inceledik. Referans ziyaretlerine gittik ve yerinde incelemeler yaptık. IAS ile yaptığımız görüşmelerde, ihtiyaçlarımızı temel olarak anlattık, beklentilerimizi ilettik ve bize tümünü karşılayabileceklerini ifade ettiler.

Esma Karadeniz: Kullanım kolaylığı, danışmanların tecrübesi ve referanslar projede caniasERP’yi tercih etme sebebimiz oldu.

IAS: Projeye başladığınızda sıkıntılı bir süreç yaşadınız mı? Karşılaştığınız en sıkıntılı süreç neydi?

Esma Karadeniz: ERP’ye geçişi tamamen ayrı ve yeni bir proje olarak gördük. Dolayısıyla tüm altyapıyı da değiştirdik. Eski sistemlerimizden pek bir şey aktarılmadı. 2,5 ay gibi bir sürede tüm hazırlıklarımızı bitirerek, canlı kullanıma geçtik.

Tüm işlerin caniasERP üzerine aktarılması ile beraber, daha önce ERP tecrübesi olmayan kullanıcılar açısından, sıkıntılı bir süreç yaşandı. Fakat yönetimin güçlü desteği, danışmanların rolü ve firma içerisindeki çözüm odaklı kullanıcı dayanışması ile bu sorunlar hızlıca aşıldı.

IAS danışmanları bize yerinde hizmet vermediklerinde bile, hızlıca dönüş sağladılar ve çözümler ürettiler. Projenin bu aşamada olmasında onların da emeği çok büyük!

IAS: caniasERP’nin hangi uygulamaları kullanılıyor?

Esma Karadeniz: Envanter, Muhasebe, Satış, Satınalma, Finans, Fiili maliyet ve İnsan Kaynakları modülleri aktif olarak kullanılıyor. Şirkete özel karekod uygulamaları üzerinde çalışmalarımız devam ediyor.

IAS: Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?

Kemal Sabancı: ERP projesinde bizim için olmazsa olmazlardan birisi de hem hazırlık aşamasında, hem de canlı uygulama sırasında alacağımız destek hizmetleriydi. Çünkü projeye başladıktan sonra, bir taraftan şirkete ERP yapısını kurarken, bir taraftan da günlük rutin işlerinize devam etmek zorundasınız. Geliştirmeye sürekli açık olacaksınız ve sürekli destekleneceksiniz.

Projenin uyarlanması aşamasında yakın temasta çalıştığımız arkadaşlarımız oldu.  IAS ekibi hiçbir zaman bizden desteğini esirgemedi. Taleplerimiz konusunda son derece yapıcı ve yardımcı olacak şekilde davrandılar. Karşılıklı görüşmeler, istişareler, hatta bazı noktalarda beyin fırtınası yaparak sorunları aşmak konusunda çok ciddi bir emek ve gayret gösterildi.

ERP projesindeki başarı için yönetimin sadece projenin finansmanını karşılaması yetmiyor. Moral ve motivasyon son derece önemlidir. İç personelin motivasyonunda yöneticilerimiz çok ciddi destek verdiler. Yönetim kurulumuz, özellikle ERP projesinde görev alan arkadaşlarımıza hem güvenlerini gösterdiler, hem de finansal destek dışında moral desteği verdiler.

Üretim yapımızda eğitim seviyesi oldukça düşük. ERP’ye tamamen uzak, ERP’nin anlamını dahi bilmeyen arkadaşlarımız, özellikle Esma Hanım önderliğindeki kadroyla birlikte eğitildi ve yetiştirildi. Aldığımız hizmetler ve planlı çalışmalar sonucunda planladığımız süreden daha önce ve istediğimiz seviyeye, 2,5 ay gibi kısa bir süre içerisinde ulaştık.

Esma Karadeniz: Eğitimden geçen arkadaşlarımız yaptıkları işin farkında ve önemini bilir hale geldiler. Yapacakları bir hatanın kendilerine nasıl geri döneceğini gördüler. Sorgulamalar ve dikkatleri arttı.

IAS: Siz kaç lokasyonda faaliyet gösteriyorsunuz? Kurulumlar sırasında yaşadığınız sıkıntılar var mı?

Esma Karadeniz: 6 lokasyonda faaliyet gösteriyoruz. 2 lokasyon (Gebze ve Bursa) 01.01.2012 yılında, diğer lokasyonlar ise 01.01.2013 yılında CANIAS ERP’ye geçiş yaptılar. Diğer lokasyonların geçişi çok yeni olduğundan sıkıntılar mevcut. Hızlı şekilde aşılarak en kısa sürede bu lokasyonlarda da fiili maliyet kurgusunu tamamlamak hedefimiz.

IAS: Sektörünüzde izlenen sürecin, zor bir süreç olduğunu biliyoruz. Standart ya da size özel uygulamalar yapıldı mı? Hazır çözümler sunuldu mu?


 

Esma Karadeniz: Hazır çözümler üzerinde sektöre veya ürüne yönelik çözümler getirildi.  Yapılanlara bazı örnekler vermek gerekirse, DBS uygulamaları, Ürün bazlı Kar-Zarar Tabloları, Üretim maliyet Analiz Raporları, Bayi Risk Yönetimi, Fazla Mesai Talep Takip Uygulamaları vb.

IAS: Özel uygulamaların devreye alınması konusunda nasıl bir yol izlendi?

Esma Karadeniz: Özel uygulamaların devreye alınmasında öncelikle test ortamında uygulamalar veya geliştirmeler test edildikten ve eğitimleri verildikten sonra devreye alınmasına özen gösteriyoruz.
 

IAS: Aldığınız danışmanlık hizmetleri ve proje ekipleri hakkında neler söylemek istersiniz?

Esma Karadeniz: Projenin başarılı olmasını etkileyen en önemli etkenler; Danışmanlar ve firma içerisindeki Proje Ekibi olduğunu düşünüyoruz.  Özellikle danışmanların tecrübesi projeyi yönlendirmekte çok etkili oldu. Bu anlamda IAS’nin danışmanları çok ilgili, yardımcı ve yönlendirici. caniasERP 6.01 projesinde eksik kaldığımız noktaları caniasERP 6.03 ve danışmanlar ile hızlı bir şekilde tamamladık.

IAS: caniasERP projesi ile birlikte şirketinizde neler değişti? Ne gibi faydalar sağladı?

Kemal Sabancı: ERP kültürü insanların ufkunu da açıyor. Sizi yönlendiriyor, düşünmeye ve planlı çalışmaya zorluyor. ERP sistemi ile birlikte kişilerin poziyonlarına göre sorumluluk alanlarını netleştirmeniz gerekiyor. Bu da sizi kurumsal yapıya götürüyor.

Esma Karadeniz: İş süreçleri, iş tanımları, iş yapış şekilleri değişti.

ERP ile önemsiz görülen bazı detayların ne denli önemli olduğu, maliyetleri ne ölçüde etkilediği ortaya çıktı. Kullanıcılarda stok kültürü oluştu. ERP aslında birbiri ile iletişim halinde bulunan departmanları verisel anlamda da birbiriyle konuşturdu.

Bu sayede farklı departmanlardan istenen aynı raporlar önceden farklı farklı çıkarken, şu anda aynı rakamları veriyor. Malzeme Talep, Sipariş, Fazla Mesai Talep vb. formların imzalanması gibi işlemleri kağıt üzerinden, sistem üzerine taşıyarak firmaya zaman tasarrufu ve geriye dönük kolayca raporlama imkanı sunuldu.

IAS: caniasERP projesindeki gelecek planlarınız ve hedefleriniz nelerdir?

Kemal Sabancı: Bayi kanalı için de risk yönetimini de artık caniasERP üzerinden yapabiliyoruz. Oldukça yol kat ettik. Kredi risk limiti, kendi çeki limiti, DBS limiti, değişken risk limitleri ile risk yönetimini sağlıyor, DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) ile 10 dan fazla banka ile çalışarak tahsilatları daha az riskle gerçekleştiriyoruz.

ERP sabit kıymet modülü çok yakın zamanda devreye alınacak. Barkod yapısını otomasyona bağlayarak kullanıcıları bu yükten de kurtaracağız.

ERP bir firmanın kuruluşu ve tamamen yönetimin destekleri doğrultusunda çalışabilecek tepe noktasını kuruluşundan itibaren 4 yıl gibi düşünüyorum. İlk yılları temel ihtiyaçlarımızı karşılayacak yapının taşınması, veri girişlerinin sağlıklı bir şekilde yapılması şeklinde düşünüyorum.

Bütün kuruluşlara ait verileri tek bir ekrandan görmek istiyoruz. 2014 yılının sonuna doğru bu çalışmalar da tamamlandığında ERP ile ilgili zirve noktaya gelmiş olacağız. Yönetimsel raporlar, finansal analiz, bütçe, bakım, kalite gibi ERP’nin ruhuna uygun altyapının da bu tarihe kadar kurulacağından eminim.

Bayi kanalı için de risk yönetimini de artık caniasERP üzerinden yapabiliyoruz. Oldukça yol kat ettik. Kredi risk limiti, kendi çeki limiti, DBS limiti, değişken risk limitleri ile risk yönetimini sağlıyor, DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) ile 10 dan fazla banka ile çalışarak tahsilatları daha az riskle gerçekleştiriyoruz.

Esma Karadeniz: Bütçe modülü kurulumumuz devam ediyor. Bütçe ile Standart Maliyeti sistem üzerinde aktif ederek, standart fiili maliyet karşılaştırmasını yapabilir hale gelmek, ayrıca öngörüler ile gerçekleşenleri tüm raporlar üzerinde yan yana görebilmeyi hedefliyoruz. Bakım Modülünün kurulumunu yaparak arızaları ve iş talepleri geriye dönük sorgulamak, raporlamak istiyoruz.

Demirbaş modülünü devreye almak, ayrıca bayileri de sistem üzerine dahil ederek B2B yapısını kurmak istiyoruz. Üretim otomasyonu ile ERP’yi birleştirme çalışmalarına devam ediyoruz. Kısa süre içerisinde üretilen ürünlerin bilgisinin sisteme otomatik aktarımı sağlanacak.

Daha hassas verimlilik analizleri için otomasyon ve sistem üzerinde implementasyonu düşünülüyor.

IAS: Sizce büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur? Kurumsallaşmaya katkısı nedir?

Kemal Sabancı: Kurumsallaşmak için ERP şart. ERP doğası gereği firmayı bazı konularda zorluyor. Kurallar konulmasını ve bu kurallara uymayı şart koşuyor.

Ticari uygulama kullanan firmalarda beyaz yaka olan yetişmiş personel daha çok veri girer. ERP’de ise siz bunu sağlıklı bir şekilde oturtmuş olursanız, otomasyonla da desteklemiş olursanız, bu yetişmiş personelinizi verilerin analiz edilmesinde, verileri yönetmekte kullanabiliyorsunuz. Beyaz yaka yetişmiş personelinizi kendi konularıyla ilgili, şirket politikanıza yön verebilecek şekilde daha iyi kanalize edebilir ve kişilerden maksimum verim alabilirsiniz.

Günümüzde en önemli yaklaşım kaynaklarınızın gücünden ve doğruluğundan emin olmaktan geçiyor. Bunu tespit edebilmeniz için çok doğru ve hızlı veriler gerekiyor. Özkaynak, piyasa değeriniz, bayi gücünüz, satış ağınız, marka değeriniz bir bütün. Veri yönetimini sağlıklı bir şekilde yapabilmeniz için doğru bir mekanizma gerekiyor. Verileri Değerlendirmeyi doğru yapabilmeniz için de verinin bütünüyle elinize ulaşması gerekiyor.

Verilerin tek merkezli yönetimi ERP’den geçiyor. ERP yönetme gücünü artırıyor. Denetleme ve hakimiyet de önemli. Verileri anlık olarak görebildiğiniz için anlık olarak müdahalelerde bulunabiliyorsunuz.

Verileri kullanarak üretiminizi, tedariğinizi, kredilerinizi, personelinizi ve satış fiyatlarınızı belirliyorsunuz. Bu sebeple verilerinize doğru şekilde, tek merkezli ve anlık olarak ulaşabiliyor olmanız oldukça önemli.

Aynı zamanda zayıf yönlerinizi de tanımalısınız. ERP sizin başarılı ve başarısız olduğunuz ürün, ürün grupları ve noktaları tespit edebiliyor. Karlı veya zararlı olduğunuz noktaları net olarak önünüze sunuyor. Türkiye’deki firmalar için ERP kavramı çok yeni. Fakat ihtiyaçlarına isim koymakta zorlanıyor olabilirler. Özellikle kurulum aşamasında karşılaşılacak sıkıntılar kullanıcılara anlatılmalı. Motivasyon ve inanç çok önemli.

IAS: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı? Başarısız olan firmalar nerelerde hata yapıyor?

Esma Karadeniz: ERP Projelerindeki başarı en başta yönetime, daha sonra proje ekibine bağlı. Yönetim Projeye inanmalı ve kullanıcıları inandırmalı. Proje ekibi tarif edileni iyi analiz etmeli ve bunu ERP üzerine implemente etmeli. Kullanıcılara desteği anlık olarak vermeli ve yardımcı olmalı. Neticede işi yapan kullanıcılar ve onlar ERP’ye inanmadığı sürece hep bir engel olarak karşımıza geleceklerdir.

IAS: Sektörünüzdeki ERP kullanımı konusunda firmalara ne gibi tavsiyelerde bulunmak istersiniz?

Esma Karadeniz: Bir ERP programını kullanmaya başlamadan önce, firmanın projeye inanması, proje takvimi yapması ve projenin sonlanacağı tarihi hedef olarak belirtmesi ve firmanın kendini olabilecek sıkıntılara karşı hazırlaması gerekir. Nitekim ERP’ye geçiş oldukça sıkıntılı bir süreçtir. ERP adama göre işi değil, işe göre adamın istihdam edilmesi gereğini savunur. Bu anlamda personelin iş yapış şekillerini tekrar gözden geçirmek gerekir.

IAS: Genel olarak ERP projesine başlayacak bir firmaya tavsiye ve önerileriniz ne olur?

Esma Karadeniz: ERP programını seçmeden önce mutlaka kendi sektörünüzle ilgili birkaç referans firma ziyaretinde bulunulması gerekir. Akabinde firmanın kendi ürünleri ile yapılacak bir demo talebinde bulunmalılar. Danışmanların tecrübelerini de sorgulamaları gerekir. Firma kendi içinde Proje ile ilgilenecek bir personel istihdam etmeli, tüm kullanıcıları projeye inandırmalı.

ERP bir paket program gibi değil. Ekip çalışması çok önemli. Liderler, ekipler ve ürün çok iyi seçilmeli. Kullanıcıları da eğitmek oldukça önemli, yönetimin desteği de.

• Atermit A.Ş. –  Kemal Sabancı (Genel Müdür),
                          Esma Karadeniz (Bilgi İşlem Müdür Yardımcısı)
• IAS – Emel Karakoç (Halkla İlişkiler Uzmanı)