Kâğıt evrakları kullanmak, arşivlemek, takibini yapmak, yeniden ulaşmak, muhataplar arasında bilgi alışverişi sağlamak ve tabii ki dünyanın azalan kaynakları hızla tüketmek... Başlatılan e-Dönüşüm hareketi sayesinde tüm bu sorunlar birer birer ortadan kaldırılmaya başlandı. Bilgiye ulaşma hızının arttığı günümüzde firmalar için zaman ve kaynak kaybı olarak nitelendirilebilecek pek çok süreç ortadan kaldırılıyor. e-Dönüşüm sürecinin başlangıcından beri bu harekete destek veren ve bu konuda çözümler üreten IAS, caniasERP yazılımı ile tamamen entegre çalışan e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv, e-İhracat uygulamalarına ek olarak 2019 yılında e-İrsaliye ve e-Müstahsil uygulamalarını da müşterilerinin hizmetine sunacak. IAS’nin e-Dönüşüm uygulamalarındaki gelişmeleri aktaran IAS Genel Müdürü Metehan Altındil, “İlgili süreci en başından beri takip ediyoruz ve yalnızca Türkiye’de değil dünyadaki gelişmeleri de eş zamanlı olarak uygulamalarımıza entegre ediyoruz. caniasERP ile tamamen uyumlu çalışan e-Dönüşüm uygulamalarımız sayesinde müşerilerimiz kağıt yığınları arasında kaybettikleri zamanı geri kazanıyorlar” diye anlatıyor.
IAS olarak e-Dönüşüm konusunda müşterilerinize ne gibi hizmetler sunuyorsunuz?
caniasERP olarak ilgili sürecin en başından beri e-Dönüşüm’ü destekliyor ve sistemimizde entegre olarak müşterilerimize sunuyoruz. e-Dönüşüm süreçleri içerisinde yer alan e-Fatura ve e-Defter çözümlerimizde esnek ve bütünleşik altyapımız sayesinde her türlü yenilik ve mevzuat değişikliklerini en kısa sürede sistemimiz içerisine dahil edebiliyoruz. 2013 yılında e-Fatura ve e-Defter çözümlerimizi müşterilerimize sunduk. Ardından e-Arşiv uygulaması 2015’te hazır hale getirildi. 2017 yılında e-İhracat’ı e-Fatura çözümüne ek olarak geliştirdik. Şuan itibari ile de e-İrsaliye çözümümüz hazır durumda versiyonumuzun içinde yer alıyor. e-Fatura mükellefi müşterilerimiz caniasERP uygulaması üzerinden ihracat faturalarını e-Fatura olarak düzenleyip Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sistemine kolayca ulaştırabiliyorlar. Ayrıca e-Fatura kapsamında olmayan faturalar da e-Arşiv mükellefliğine başvurarak e-Arşiv faturası olarak gönderebiliyorlar. Bu sayede e-Fatura kullanımı ile sağlanan avantajların kapsamı daha da genişletilmiş oluyor ve bu da şirketler için zaman ve maliyet açısından tasarruf demek. Geliştirdiğimiz uygulama sayesinde müşterilerimiz e-Defter süreçlerini de kolayca yönetebiliyorlar. e-Defter uygulamas sayesinde şirketler muhasebe belgelerinin oluşturulması aşamasından başlayarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygunluk kontrollerine kadar tüm süreçleri sistem içerisinde gerçekleştirebiliyor. caniasERP e-Defter uygulaması sayesinde kullanıcılar defter oluşturma sürecinde ekstra bir efor sarf etmekten kurtuluyorlar. Bunların yanı sıra sistemde var olan muhasebe belgeleri ve e-defter tanımlamaları kullanılarak yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, kebir defteri ve kebir defteri beratları ilgili standart kontrollerinden geçirilerek, mali mühür ve zaman damgasıyla birlikte XBRL formatında oluşturuluyor. Oluşturulan defter ve beratlar sistem içerisinden görüntülenip, kontrol edilebiliyor.
2019 yılında e-Dönüşüm konusunda ne gibi çalışmalarınız olacak?
caniasERP içerisinde bütünleşik olarak yer alan e-Dönüşüm çözümlerimiz caniasERP özelinde yapılan her türlü teknik ve teknolojik gelişmeler ile birlikte daha da gelişiyor. Zaman içerisinde e-Dönüşüm çözümleri ERP sisteminin en kilit noktalarında kendi yerini alacaktır. Global bir yerli yazılım firması olarak e-Dönüşüm konusunda yalnızda Türkiye’deki değil dünyadaki gelişmeleri de yakından takip ediyoruz ve yenilikleri kendi çözümlerimize uyguluyoruz. Bu noktada caniasERP e-Dönüşüm çözümlerinin en önemli özelliği geliştirilen tüm mevzuatların temelden itibaren desteklenmesi ve kullanılan alt yapıların içselleştirilerek teknik açıdan tamamen uyumlu olarak çalıştırılması. Bu sayede mevzuat değişikliklerine ve yeni konsept geliştirmelerine çok kısa zaman içerisinde tepki verip sonuç alabiliyoruz. Yeni yılda e-Dönüşüm konusunda çalışmalarımız yoğun şekilde devam edecek. Son taslakta yer alan bilgiye göre 2019 Temmuz başı itibarı ile e-Fatura mükellefi olan firmalar e-İrsaliye uygulamasına da geçmek zorunda. IAS olarak bu konuda da çalışmalarımızı tamamladık. Yine 2019 yılı içinde e-Müstahsil uygulamasını da e-Dönüşüm çözümlerimiz arasına katmayı planlıyoruz.
Bir zorunluluk haline gelen e-Dönüşüm hareketi firmalara ne gibi avantajlar sağlıyor?
Her şeyin hızlı gerçekleştiği teknoloji çağında; bilgiye hemen ulaşmak, en kısa zamanda işlemleri gerçekleştirmek ve sonuçlarını gözlemlemek istiyoruz. Her alanda işlerin tamamlanma süresi kısalıyor. Tüm bunlar düşünüldüğünde e-Dönüşüm’ün bir zorunluluk olduğunu söyleyebiliriz. Daha yolun çok başındayız, e-Dönüşüm uygulamalarının çok daha yaygın alanda kullanılacağını söyleyebiliriz. e-Dönüşüm ve ERP süreçlerinin yararlarını özetlemek gerekirse; kesilen evrakların ikinci nüshasının kâğıt olarak saklanması zorunluluğu ortadan kalkar. Müşteriye gönderilecek faturalar, müşterinin isteğine göre e-Posta veya çıktı olarak gönderilebilir. Çıktı olarak gönderilen faturaların matbu numaralı bir evrak üzerinde basılması zorunluluğu ortadan kalkar. e-Arşiv mükellefleri, faturalarını kâğıt olarak yollamak istediklerinde standart bir A4 üzerine basıp alıcı tarafa iletebilirler. Belgeler tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenir. Kâğıt evraklar ile yürüyen süreclerin denetim ve yönetimi kolaylaşır. İç denetim ve hesap verebilirliği artar. Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinliği sağlanır. e-kayıtların orijinalliği korunur. e-Denetim için uygun altyapıyı sağlanır. Kâğıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azalması ile doğal çevrenin korunmasına katkı sağlanır. İş süreçleri hızlanır. Nakit ve ödeme yönetiminde otomasyon sağlanır. Tahsilat süreleri kısalır. Postalama masrafları azalır, teslim süreleri kısalır. İşlemler anlık olarak kontrol edilebilir. Hata tespit ve itiraz süreleri kısalır. Anlık ve otomatik veri akışı ile hata ihtimalleri en aza indirilebilir. Elektronik arşivleme ile fiziksel olarak çok büyük boyutlarda olan evrak dolaplarının yerini çok daha küçük boyutlardaki harici saklama aygıtları alır. Böylece gerektiğinde istenilen fatura bilgilerine anında ulaşılabilir. ERP ile entegre olan sistem sayesinde bu süreçlerin tamamı ek bir ürüne ihtiyaç duyurlmadan yönetilebilir.