ST Makina : Öztaş Ambalaj Yönetim Kurulu Üyesi Fuat Abdik : "caniasERP İle Maliyet Azaldı, Verim Arttı"

Yaklaşık 16 yıldır kağıt poşet ve torba üretimi yaparak sektörünün öncü firmalarından biri haline gelen Öztaş Ambalaj, 2014 yılından beri iş süreçlerini caniasERP ile yönetiyor. ERP sistemine geçiş yaptıktan sonra iş süreçlerinde yaşanan değişimi anlatan Öztaş Ambalaj Yönetim Kurulu Üyesi Fuat Abdik, “Sürekli olarak büyüyen bir firmayız. İşlerimiz büyüdükçe aldığımız sorumluluklar da artıryor. Ancak caniasERP, bize doğru bilgiye en hızlı şekilde ulaşarak zamanı verimli kullanma imkanı sunuyor. Eskiye oranla aynı sürede beş katı fazla iş yapabiliyoruz. Müşterilerine açık kaynak kodlu olarak sunulan TROIA yazılım dili sayesinde, caniasERP’yi iş süreçlerimize kolayca adapte ettik. Sistemi tam anlamıyla kullanmaya başladığımızdan beri şeffaf ve doğrulanabilir bir ortamda çalışıyoruz” diyor.

Firmanızdan biraz bahsedebilir misiniz?
Kağıt poşet ve torba üretimi yapan Öztaş Ambalaj, 2003 yılında kuruldu. Tamamen kağıt üzerine çalışan firmamızda şu an 170 personelimiz bulunuyor. Hem kapasite hem de kalite açısından sektörünün lideri olan işletmemizde yüzde 50 ihracat, yüzde 50 iç piyasa için üretim gerçekleştiriyoruz. İlk kurulduğunda yalnızca kese kağıdı üretimi yapan firmamız 2005 yılında çanta üretimi ile ürün portfoyunu genişletti. Şu an 20’si çanta üretimi için olmak üzere toplamda 60 makinamız var. Türkiye’de İstanbul, İzmir, Ankara olmak üzere üç, ABD’de ise bir ofisimiz bulunuyor. Satış ve pazarlama çalışmalarımızı bu ofislerimizden yürütüyoruz. 

caniasERP ile nasıl tanıştınız? Öncesinde herhangi bir yazılım kullanıyor muydunuz?
caniasERP ile çalışmaya başlamadan önce farklı bir yazılım kullanıyorduk. Üretim kapasitemiz ve personel sayımız arttıkça mevcut programların bizim için yetersiz olduğunu fark ettik. Önceden kullandığımız programlarda kurumsal verileri ortak bir alanda muhafaza edemiyorduk. Firma büyüdükçe bu önemli bir sorun haline gelmeye başladı. Bir bilgiye ulaşmak istediğimizde önce bu konunun sorumlusunun kapısını çalmak ve rapor istemek zorunda kalıyorduk ki bu büyük bir zaman kaybı. Aynı zamanda verilerin doğruluğunu da garanti edemiyorduk. Siparişin alınmasından ürünün sevk edilmesine kadar geçen bütün süreci tek bir sistem üzerinden yönetmek ve kurumsal verileri tek bir merkezde toplamak istedik. Yaşadığımız çağda en kıymetli şeylerden biri bilgiye hızlı şekilde ulaşabilmek. Bunun için de güvenebileceğimiz, doğru çalışan bir sisteme ihtiyacımız vardı. Sonuç olarak bir ERP yazılımı kullanmanın bizim için çok daha iyi olacağını düşündük. 

İyi ki caniasERP Dedik!

caniasERP ile çalışmaya nasıl karar verdiniz? Sizin için belirleyici özelliği ne oldu?
ERP yazılımı arayışına girdiğimizde caniasERP’de karar kılmamızın en önemli nedeni kendine ait TROIA yazılım diline sahip olması ve bu yazılımın müşterilerine açık kaynak kodlu olarak sunulmasıydı. Demo sunumu için gelen yetkililer, yazılımın ne kadar esnek bir yapıya sahip olduğunu gösterdiler. Standart yazılım üzerinden firmamızın ihtiyaç duyduğu geliştirmelerin rahatlıkla yapılabileceğini gördük. Bir diğer deyişle biz programa değil, program şirketimizin iş süreçlerine adapte edilebiliyordu. Bu bizim için çok önemliydi. Şirketimin ilk adımdan son adıma dek nasıl işlediğini çok iyi biliyorum. Basit programlarla ilerlemiş olsak bile kendi içimizde bir kurallar çizelgemiz ve iş süreçleri yönetim biçimimiz vardı. Hem programı hem de iş süreç yönetimini bir anda değiştirmek bizim için çok zor olurdu. Yeni kurulmuş bir şirket olsak belki esnek olmayan bir programla çalışmak çok sorun olmazdı ama kurulu bir düzeni değiştirmek ve fabrika işlerken bunu yapmak çok zor. O nedenle, süreci sıkıntısız atlatmak için caniasERP ile çalışmaya başladık ve şu an ‘İyi ki de böyle bir karar vermişiz’ diyoruz.

caniasERP üzerinde firmanız için ne gibi geliştirmeler yapıldı?
Standart yazılımdaki pek çok özelliği kendi iş süreçlerimize uyduracak dokunuşlar yaptık. Standart yazılımda bulunan ekranlar her ne kadar ihtiyaçlarımıza yanıt veriyor olsa da biz personelimizin önceden alışkın olduğu, görmek, çalışmak istediği tarzdan uzaklaşmak istemedik. Bana göre bu düzenlemeler çalışanlarımızın gönüllü bir şekilde projeye dahil olmalarına katkı sağladı. Ekranlarımız tasarlanırken en basit, en kullanışlı şekilde olmasına dikkat ettik. caniasERP’nin standardında bulunan ekranlar devletin belirlediği kurallar çerçevesinde oluşturulmuş. Biz sadece kendi tarzımıza uydurduk, ekranları yeniden yapmak zor ve gerek de yok. Onun dışında şirketimizin ihtiyaç duyduğu, sektörümüzle alakalı bazı şeyleri kurguladık. Bize danışmanlık veren yazılımcı arkadaşlar ile birlikte tüm geliştirmelerimizi gerçekleştirdik. 

Canlıya geçiş sürecinde neler yaşadınız?
2015’in ilk ayında tamamen eski programı bıraktık ve yolumuza caniasERP ile devam ettik. Tüm akıllı kodlarımızı, bize özel geliştirilen ekranları da bu süreçte oluşturduk. Kendi bünyemizde bir IT ekibimiz yok. Şirketin işleyişini en iyi bilen kişi olarak kurguda hata risklini en aza indirmek istedim ve bu görevi ben üstlendim. Yazılımcı arkadaşlarla birlikte şekillendirdik. İlk zamanlar tabii ki sıkıntılı bir süreç geçirdik. Bir süre caniasERP ve eski programı bir arada kullandık bu süreç bizi çok yordu. Ancak şu an yönetim kurulandan çalışan kadrosuna caniasERP’den herkes çok memnun. 

Geleceği Planlamak Çok Daha Kolay

Öztaş Ambalaj için caniasERP’den sonra iş süreçleri nasıl değişti?
Öncelikle söylemeliyim ki caniasERP bize hız anlamında çok büyük avantaj sağladı. Doğru bilgiye ulaşmak bizim için kolay hale geldi. Döküman Yönetimi modülü sayesinde tüm evraklarımızı güvenli bir şekilde arşivleyebiliyor ve ihtiyaç duyduğumuzda hızla ulaşabiliyoruz. Bu modül bize geriye dönük kontrollerimizi istediğimiz zaman ve hızla yapma özgürlüğü sundu. Bunun yanı sıra iş süreçlerimiz de gelişti. Zamanımızı daha verimli kullanmaya başladık. Biz her geçen gün büyüyen bir firmayız. caniasERP ile ilk çalışmaya başladığımız 2014 yılından bu yana çok şey değişti; personel sayımız da makine parkurumuz da büyüdü. Eskiden bir kişi 100 adet üretim formu yazıyorsa bugün 500 adet yazıyor. Ancak bunu çok daha hızlı yaptığı için iş yükü artmış gibi görünse de aslında daha az efor sarf ediyor. Firmamızın mevcut durumunda caniasERP ile çalışmıyor olsaydık çalışanlarımızın yükü ciddi anlamda artacaktı ve belki ekstra 10 kişi daha istihdam etmek zorunda kalacaktık. Bunun yanı sıra caniasERP ile birlikte depo bölümümüzde barkodlama sistemine geçtik. caniasERP’nin bütünleşik yapısı sayesinde bu tarz işler için ekstra bir yazılım kullanmak zorunda değiliz. Baştan sona tüm süreçlerimizi tek bir program üzerinden yönetmenin ve verileri tek bir yerde toplamanın rahatlığını yaşıyoruz. Dolayısıyla caniasERP ile çalıştığımız sürece ekstra bir uygulamaya zaman ve maliyet ayırmamıza gerek yok. caniasERP bizi bu gibi görünmeyen artı maliyetlerden kurtardı. ERP sistemine geçmeden önce oluşturduğumuz takip sisteminin caniasERP’ye adapte edilmiş bir versiyonunu geliştirmiştik. Bu sayede stoklarımızı yüzde 99 oranında doğru tutuyoruz. Sistemin kontrol mekanizmaları sayesinde hata yapılsa da durum çok kötüleşmeden tespit edilip telafi ediliyor. Bunların yanı sıra caniasERP ile şeffaf ve doğrulanabilir bir çalışma ortamına kavuştuk. Sistemden aldığımız tüm raporların doğruluğuna olan güvenimiz tam. Satış veya üretim en olursa olsun günlük, aylık, yıllık raporlara tek bir tıklama ile ulaşabiliyoruz. Bu durum geleceği planlarken inanılmaz büyük faydalar sağlıyor.

caniasERP’yi Tavsiye Ediyoruz

Sizce firmalar dijitalleşmenin öneminin kavrayabilmiş durumda mı?
Özellikle aile şirketlerinde kara kalemle kağıda yazmanın daha kolay ve güvenilir olduğuna dair bir algı olduğunu söyleyebiliriz. Daha önce saydığım avantajların aksine ERP yazılımının iş süreçlerini zorlaştıracağına, bunun güvenilmez olduğuna inanıyorlar. Dijitalleşmenin getireceği avantajları net bir çerçeve içinde görüp değerlendiremiyorlar. Sonuç olarak firmaların başında genelde ailenin en büyük üyesi bulunuyor ve önemli olan bu kişiye dijitalleşmenin önemini aktarabilmek. Kaldı ki bunun öneminin her geçen gün daha iyi anlaşıldığını düşünüyorum. Çevremdeki sanayicilerin büyük kısmı ya ERP kullanıyor ya da kullanmak için ön çalışma halinde. ERP’nin öneminin yakın gelecekte çok daha iyi anlaşılacağına inanıyorum. Teknolojiyi görmüş gençlik şirketlerin başına geçtiğinde yeniliklere daha açık firmalar olacak.

caniasERP’yi tavsiye ediyor musunuz?

Güzel olan her şeye ulaşabilmek için önce bir cereme çekmeniz gerekiyor. Eğer ekibiniz sağlamsa, zorluklara göğüs gerebilecekseniz, böyle bir ihtiyacınız varsa mutlaka iş süreçlerinizi ERP sistemine geçirmek için harekete geçmelisiniz. Yapılmış örneklere bakmak, size referans olabilecek firmalarla görüşmek bence çok önemli. Bu süreci daha önce atlatmış biri size bu konuda en detaylı bilgiyi verebilecek olandır. Bu nedenle ERP yazılımını satan firmanın anlattıklarından ziyade bu yazılımı kullanan firmaların geri dönüşlerini dikkate almak gerekiyor. Bizi daha önce bu konu ile ilgili görüşmek üzere arayan firmalar oldu ve caniasERP deneyimlerimizi aktardık. İlk etapta yaşadığımız zorluğu da sonrasında yaşadığımız büyük rahatlığı ve elde ettiğimiz avantajları da anlattık. Sistemimizi oturttuktan sonra verimli çalışma ortamımıza kavuştuk. Artık sadece ekstra, çok da hayati önemi olmayan özelliklerle ilgili geliştirmeler yapıyoruz. caniasERP’nin müşterilerine açık kaynak kodu ile sunuluyor olması bize çok geniş bir hareket alanı sunuyor. Bize göre caniasERP’nin en büyük artısı bu. Sorunun cevabı ise; evet, biz Öztaş Ambalaj olarak caniasERP’yi tavsiye ediyoruz.