ST Makina: e-defter ve e-fatura ile Avantaj

IAS (Industrial Application Software), Hakan Karabiber tarafından 1989 yılında Almanya’da kurulmuş, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) alanında uzmanlaşmış yazılım firmasıdır. IAS ürünü caniasERP ile şu anda 30 ülkede 15 farklı dilde 800’den fazla işletme tarafından aktif olarak kullanılmaktadır. 

1997 yılından beri ürünlerini TROIA adında kendi geliştirdiği hızlı ve kolay yazılım geliştirme dili ve platformu ile geliştirmekte ve yazılımını müşterilerine kaynak kodları ile birlikte sunmaktadır. Böylece müşteriler yazılımı kendi isteklerine göre uyarlama ve yönetme imkânına da sahiptir. 
 

IAS’ın caniasERP E-Defter çözümü hakkında bilgi verebilir misiniz? 
Mert Poyraz: IAS olarak, müşterilerimizin E-deftere geçiş sürecini kolaylaştırmak ve iş yükünü azaltmak için E-defter çözümümüzü geliştirdik. Müşterilerimiz E-defter süreçlerini uygulamamız yardımıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı en güncel versiyonlarla uyumlu şekilde yönetebilmektedir. E-defter uygulaması, caniasERP'nin diğer uygulamaları ile entegre olarak çalışmaktadır. Bu sayede muhasebe belgelerinin oluşturulması aşamasından başlayarak, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygunluk kontrolleri sistem içerisinde yapılabilmektedir. caniasERP E-defter uygulaması sayesinde kullanıcıların defter oluşturma sürecinde ekstra bir efor sarf etmesine gerek kalmamaktadır. Sistemde var olan muhasebe belgeleri ve e-defter tanımlamaları kullanılarak yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, kebir defteri ve kebir defteri beratları ilgili standart kontrollerinden geçirilerek, mali mühür ve zaman damgasıyla birlikte XBRL formatında oluşturulur. Oluşturulan defter ve beratlar sistem içerisinden görüntülenebilir ve kontrol edilebilir.

e-defter, şirketlere ne tür faydalar sağlıyor?

Mert Poyraz: e-defter sistemi temelde defter tasdik ve denetim işlemlerini kolaylaştırmak amacı ile oluşturulmuşsa da kullanıcılarına, aşağıdaki konularda da avantaj ve kolaylıklar sağlar: Defterlerin kağıda yazdırma, noterde tasdik ve arşivleme maliyetlerini ortadan kalkar.  Kağıt tasarrufu sağladığından, doğa dostu bir uygulamadır. Uzaktan erişim/denetime olanak sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir. Defter kayıtlarında hata oranını düşürür. İş gücü ve zaman tasarrufu sağlaması, İç denetim ve hesap verebilirliği artırır.  Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinliği sağlar. E-kayıtların orijinalliğinin korunması E-denetim için uygun altyapıyı sağlar.

E-Fatura çözümünüzle ilgili bilgi verebilir misiniz?
Kamil Akbul: caniasERP e-Fatura sistemi, UBL protokolünü kendi yaratabilen, okuyabilen, ayrıştırabilen ve gerektiğinde parametrik olarak, formata uygun bir şekilde manipüle edebilen bir sistemdir. Bu esnek yapı sayesinde ilgili bütün servislerle gerçekleştirdiğimiz entegrasyon ve test süreçlerinde çok hızlı ve kesin sonuçlar alabilmekteyiz. Modül entegrasyonları ile satış ve satın alma süreçlerinin tamamını bu yapı ile birleştirmekteyiz.  Bu sayede caniasERP’nin e-Fatura sistemini kendi içerisinde bütünleşik bir yapıya sahip komple bir çözüm olarak tanımlayabiliriz. 

Çalışmış olduğumuz entegratörler ile caniasERP arasındaki haberleşmeler web servisleri üzerinden yapılmakta olup portal üzerinden yapılacak manuel dosya indirme ve yükleme işlemi bu süreçte otomatik hale gelmektedir. Entegratörlerle yapılan çalışmalar sonucu müşterilerimize sunulan entegratörlerin sistemi ile caniasERP sistemi bütünleşik bir yapıya sahiptir. Bu birleşik sistemin eğitimi, bakımı ve desteği ile ilgili çalışmalar da IAS tarafından yapılmaktadır.  
Sunulan modül üzerinden süreçlerin UBL-TR formatındaki belgeleri, sistem içerisine ve sistemden dışarı entegratör üzerinden web servisleri aracılığıyla kolaylıkla aktarılabilmektedir. 
 
E-Fatura mükellefi olan firmalarda caniasERP kullanıcıları, gerek G.İ.B portali gerekse anlaşmalı entegratörler üzerinden, fatura gönderim/alım işlemlerini sistem içerisinde ki uygulama ile yönetmektedir.  
Bu uygulama ile birlikte 4 çeşit UBL-TR formatında dosyanın dışa aktarımı yapılmaktadır. Bunlar satış faturaları, alış faturalarının iadeleri, alış faturası onayları ve alış faturası redleridir.
Aynı zamanda 4 çeşit UBL-TR formatında dosyanın içe aktarımı da bu uygulama üzerinden gerçekleşmektedir. Bunlar ise alış faturaları, satış faturası iadeleri, satış faturası onayları ve satış faturası redleridir.
caniasERP sistemi içerisinde oluşturulan satış ve alış iade faturaları ile gelen faturalara verilecek onay ve redler sistem tarafından UBL-TR formatına dönüştürülerek E-Fatura uygulaması kuyruğuna gönderilmekte ve bu uygulama üzerinden de müşterilerin kullandığı yönteme göre ya entegratöre gönderilmekte ya da portala yüklenmek üzere istenilen formata çevrilmektedir. Müşterimize gelen alış ve satış iade faturaları ile onay, red statüleri de yine uygun olan modül üzerinden otomatik olarak içeri alınmakta ve bu sayede bütünleşik yapı korunarak veri kaybının önüne geçilmektedir.
 

E-Fatura, şirketlere ne tür avantajlar sağlıyor?
Kamil Akbul: E-Fatura uygulamasının getirdiği en büyük avantajlardan bir tanesi, kâğıt sürecinin denetim ve yönetimini ortadan kaldırmasıdır. Evrak işleri, evrakların saklanması, ihtiyaç halinde tekrar çıkartılması gibi hem mali açıdan hem de teknik açıdan çok zor olan bir sürecin saniyeler bazında ve çok daha az maliyet ile çözülmesini sağlar.  
Genel olarak E-Faturanın yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:  Faturaların tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenmesi , kâğıt evraklar ile yürüyen sürecin denetim ve yönetimini kolaylaştırması, kâğıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azaltılması yoluyla doğal çevrenin korunmasına katkı sağlanması, naylon faturaların önüne geçilmesi, kayıt dışı işlemlerin önüne geçilmesi, iş süreçlerinin hızlanması, nakit ve ödeme yönetiminde otomasyon sağlanması, postalama masraflarının ve teslim sürelerinin uzunluğunun ortadan kalkması , fatura bilgilerinin anında kontrolünün sağlanması, hata tespit ve itiraz sürelerinin kısalması, anlık ve otomatik veri akışı ile hata ihtimallerinin en aza indirilmesi, elektronik arşivleme ile yerden tasarruf edilmesi ve gerektiğinde istenilen fatura bilgilerine anında ulaşım sağlanması, gelir idaresi başkanlığının yaptığı analizlere göre toplam satışların(ciroların) %2 (%3 e kadar) si kadar bir maliyet avantajı sağlanması avantajı sunar.

E-Fatura ve E-Defter çözümlerinizle ilgili yeni çalışmalarınız, güncellemeleriniz var mı?
Mert Poyraz: e-fatura ve E-defter çözümlerimizde esnek altyapımız sayesinde her türlü yenilik ve mevzuat değişikliklerini en kısa sürede sistemimiz içerisine dahil edebiliyoruz. Şu anki versiyonumuzda sunduğumuz çözümler tüm mevzuat ve sistem içi entegrasyonları kapsamaktadır. Ayrıca E-Dönüşüm kapsamında E-Fatura ve E-Defter çözümlerimize ek olarak 2015 yılında yürürlüğe giren E-Arşiv uygulaması ile 2017 yılında yürürlüğe giren E-İhracat uygulamasını müşterilerimizin hizmetine sunmaktayız. caniasERP uygulamasına sahip E-Fatura mükellefi müşterilerimiz sistem üzerinden ihracat faturalarını da E-Fatura olarak düzenleyip Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sistemine ulaştırabilmekte ayrıca E-Arşiv mükellefliğine başvurarak E-Fatura kapsamında olmayan faturalarını da E-Arşiv faturası olarak gönderebilmektedir. Bu sayede E-Fatura üzerinden sağlanan avantajların kapsamı daha da genişlemekte şirketlerin zaman ve maliyet açısından tasarrufları artmaktadır. Ayrıca çok yakın bir tarihte hayatımıza giren ve 2019 başı itibarı ile E-Fatura mükelleflerinin zorunlu olarak geçeceği mevzuat ile belirtilen E-İrsaliye çalışmalarımız da test aşamasına geçmiş bulunmaktayız. Bunların yanında E-Müstahsil uygulamasını da müşterilerimize sunacağız. Ek bir bilgi olarak Almanya E-Fatura sistemi olan ZUGFERD yapısını da 2015 yılından beri Almanya’da ki müşterilerimize aynı altyapı ile çözüm olarak sunmaktayız. Bu bütünleşik, ortak altyapı sayesinde tüm yeniliklere ve tüm farklı E-Dönüşüm sistemlerine çok kısa sürede adapte olabilmekteyiz.
 

Kaynak: http://dergi.stdergileri.com/st-makina-2018-temmuz/mobile/index.html