Hizmetix Web: Özge Plastik caniasERP İle Doğru Hedeflere Yürüyor

Plastik sektörünün önemli firmalarından biri olan Özge Plastik, tüm iş süreçlerini dijitalleştirdi. Dijital dönüşümde canias ERP yazılımını tercih eden Özge Plastik’in Fabrika Müdürü Bilal Dal, sorularımızı cevaplandırdı.

Önce firmanızdan biraz bahseder misiniz?
1970 yılında faaliyet göstermeye başlayan Özge Plastik, sektöründe lider bir firma. Tek kullanımlık gıda ambalajları üreten firmamız, her geçen gün artırdığı üretim kapasitesiyle yüzde 45 dış piyasaya, yüzde 55 ise iç piyasaya hizmet veriyor. Yenilikçi vizyonumuzla şu an 15 bin metre kare kapalı alanda kaliteli ve hijyenik yöntemlerle üretimlerimizi gerçekleştiriyoruz.

Dijital dönüşüm sürecinizle ilgili bilgi verebilir misiniz?
Sürece ilk önce kendimize özel yaptırdığımız bir yazılımla dahil olduk. Kendi ihtiyaçlarımız doğrultusunda geliştirmeler yapılıyordu. Firma büyürken, artan müşteri taleplerini daha hızlı karşılamak ve kendi iç raporlamalarımızı daha sağlıklı şekilde yapabilmek için yeni bir yazılım ihtiyacı hasıl oldu. Ayrıca her departman kendi içinde farklı bir dil konuşuyordu. Satınalma, üretim, muhasebe, pazarlama gibi önemli birimler, eskiden gelen alışkanlıklar ve kendilerine özgü çalışma yöntemleriyle hareket ediyordu. Bu sebeple departmanların bünyemizde entegre olmalarını istedik. Bir diğer sebep ise stoklarımızda fark ettiğimiz ancak takibini sağlıklı yapamadığımız ufak tutarsızlıklardı. Son olarak pazarın ilerlemesi ve rekabet ortamının kızışmasıyla oluşan verileri toparlamak ve daha kontrollü hale getirebilmek için yeni bir sisteme geçmemiz gerektiğini anladık. Böylece bir ERP yazılımı arayışına girdik.

BÜTÜN YAZILIM FİRMALARIYLA TEMAS KURDUK

caniasERP ile çalışmaya nasıl karar verdiniz?
ERP yazılımı kullanmaya karar verdikten sonra detaylı bir inceleme süreci başlattık. Hemen hemen bütün yazılım firmalarıyla temas kurup karşılaştırma yaptık. Tercihimizi caniasERP yönünde kullandık. Çünkü biz, bizim dilimizden konuşabilecek, iş süreçlerimize adapte olabilecek bir yazılım arıyorduk. Kendi yazılım dili TROIA’ya sahip olan caniasERP, geliştirilebilirlik ve esneklik açısından bize en uygun yazılım oldu. Anlaşmanın ardından 2013’te projemizi başlattık.

ERP sistemine geçiş kararı aldıktan sonra ne gibi çalışmalar yaptınız?
ERP sistemine geçiş konusunda kesin karar verdikten sonra yaşanabilecek olası tüm problemleri göze almıştık ve sıkı bir çalışma yaptık. Tüm altyapı hazırlıklarımızı öncesinde gerçekleştirdik. Ürün ağaçları ve ürün isimlerini oluşturduk. Program için yapılabilecek, ihtiyacımız olan geliştirmeleri belirledik. Bu konuda biraz daha tecrübeliydik; yalnızca bu işle ilgilenecek bir ekip ayarladık. Benim de dahil olduğum bu ekip, tüm verileri topladı. Birim yöneticileri, kendileriyle alakalı durumlarda projeye dahil oldular ve gerekli bilgileri sağladılar.

Canlıya geçiş süreciniz nasıldı?
Hazırlıklarımız yaklaşık 10 ay sürdü ve 2014’te canlıya geçtik. Canlıya geçtikten sonra her firma gibi biz de sıkıntılı dönemler yaşadık. Ne kadar iyi hazırlanırsak hazırlanalım canlıya geçtiğimizde problemlerle karşılaşacağımızı biliyorduk. Buna kendimizi hazırlamıştık ve zorluklara göğüs gerdik. Özellikle açılan siparişler, ürün ağacı kontrolleri ve MRP çalıştırmaları gibi konularda ekstra efor sarf ettik. Tüm kontrollerimizi tekrar tekrar yapıp hataya izin vermedik. Bir-iki aylık sıkı çalışma sonunda canlıda sistemi tamamen oturtmayı başardık. Ardından kontrol mekanizmamızı kademeli olarak yumuşattık. 12 ay sonra sorunsuz şekilde iş süreçlerimizi yönetmeye başlamıştık. Bu süreçte ara ara geliştirmeler yapıyorduk. IAS’den danışmanlar sürekli olarak bize destek verdi. Sistem tamamen oturduktan sonra tüm dikkatimizi bize özel yapılan geliştirmelere yönelttik. 

YÜZDE 100 DOĞRU MALİYET ANALİZİ YAPIYORUZ

Firmanız için caniasERP üzerinde ne gibi geliştirmeler yapıldı?
caniasERP’nin esnek yapısı ve müşterilerine açık kaynak kodlu olarak sunulması, bizim için en cazip özelliklerinden biriydi. Çünkü geliştirmelere çok önem veriyoruz. Ve muhtemelen standart yazılıma ek olarak firmamız ve sektörümüze özel en değerli geliştirmelerin yapıldığı projelerden biri biziz. caniasERP bizim iş süreçlerimizi iyileştirip geliştirirken; bizim de caniasERP’nin sektörümüzdeki ihtiyaçları anlamasına, çözümlerini geliştirmesine destek olduğumuzu düşünüyorum. İşin en başında her birim için çalışma metotları yeniden belirlendi ve bunlar sisteme adapte edildi. Fabrikanın nasıl çalışması gerektiğine karar verdik. Daha sonra standart yazılım üzerinden istediğimiz şekilde geliştirmeler yapıldı. Firmamız için yapılan en önemli geliştirmelerden biri şu an kullandığımız Üretim Kapasite Planlama ekranımız. Bu ekran, iş merkezlerimize, siparişlerin yüklenmesini, satın alma siparişlerinin oluşturulmasını ve üretim sürecinin tamamlanmasını sağlıyor. MRP modülünde de bazı geliştirmelerimiz oldu. Bunların yanında detaylı fonksiyonlar içeren Standart Maliyetlendirme Sistemi ekranıyla yüzde 100 doğru maliyet analizi yapmaktayız.

ARTIK NOKTA ATIŞI KARARLAR VERİYORUZ

caniasERP ile iş süreçlerinizi yönetmeye başladıktan sonra firmanızda ne gibi değişiklikler oldu?
Öncelikle stok kontrollerimiz ve MRP çalışmalarımızda 100 kontrol sağlamaya başladık. Kapalı bir sistemimiz var ve artık hiç kimse haber vermeden depodaki tek bir ürünün dahi yerini değiştiremez. Ayrıca caniasERP ile çalışmaya başladıktan sonra tüm sistem birbirine entegre oldu. Herkes aynı dili konuşmaya başladı. Tüm veriler doğru işlendiğinde hatasız raporlama yapabiliyoruz. Bu tutarlı raporlamalar bizlere çok farklı bir vizyon kazandırdı. Düz mantıkla iyi gittiğini düşündüğümüz işlerimizin aslında çok iyi olmadığını fark ettik örneğin. Veyahut kötü zannettiklerimizin iyi olduğunu gördük. Bu tarz konularda daha yerinde aksiyonlar alabiliyoruz artık. Ayrıca tek bir tuşa basarak standart maliyet hesaplıyoruz ve yüzde 100 doğru çalışıyor. caniasERP, doğru hedeflere yönelmemizi sağladı. Nokta atışı kararlar verebiliyoruz.

DİJİTALLEŞME BAĞIMSIZLIK DEMEKTİR

Kurumsal firmaların dijitalleşmesi konusunda ne düşünüyorsunuz?
Dijitalleşme konusunda konuşmaya gerek bile yok! Doğru maliyet analizi yapamazsanız, doğru hedefler koyamazsanız, stoklarınızı doğru kontrol edemezseniz zarar edersiniz. Ayrıca, dijitalleşmeyen firmalar kişilere bağımlı kalır. İşin içinde insan faktörü ne kadar ağır basarsa hata ihtimali de o derece artar. Verileri tek bir sistem üzerinde tutmak firmalara bağımsızlık kazandırır.