Ekovitrin: IAS, e-İrsaliye Sürecine Geçiş İçin Hazır

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 2014 yılında başlatılan e-Dönüşüm hareketi kapsamında firmalar e-Fatura dönemine geçti. Şimdi sıra e-İrsaliye’de. 2019’un Temmuz ayında aktif olarak kullanılmaya başlanması beklenen e-İrsaliye sayesinde şirketler, irsaliyelerini dijital olarak düzenleyerek iletme, muhafaza ve ibraz etme gibi işlemlerini gerçekleştirebilecekler. Bu uygulama ile birlikte maliyetlerin azaltılması, irsaliyelerin saklandığı fiziksel alanların küçülmesine bağlı olarak da verimliliğin arttırılması bekleniyor. Özellikle yönetim sürecini kolaylaştırması açısından oldukça önem arz eden e-İrsaliye dönemi ile şirketler, ürün hareketlerini daha sağlıklı şekilde izleyebilecek ve firmalar arasındaki haberleşme süreleri de kısaltılacak. Endüstri 4.0 ile birlikte gelen yenilikleri yakından takip eden ve e-Dönüşüm kavramı ilk ortaya atıldığından beri bu konuda çalışmalarını yürüten IAS, e-Fatura’nın ardından e-İrsaliye konusunda da müşterilerine destek olabilmek için hazırlıklarını tamamladı. IAS Genel Müdürü Metehan Altındil, e-İrsaliye hakkındaki gelişmeleri, uygulamanın faydalarını ve IAS’nin caniasERP üzerinde gerçekleştirdiği yenilikleri anlattı. 

Firmanızın yatırım ve pazar payı anlamında ulaştığı büyüklükten bahseder misiniz? 2018’de hangi yatırımlara odaklandınız?
Dünya çapında 800'den fazla müşteri ve 30 binden fazla kullanıcı ve 50’den fazla iş ortağıyla 31 ülkede 15 dilde hizmet veriyoruz. Yatırımlarımız da gün geçtikçe artarak devam ediyor. Geçmiş senelerden aldığımız başarı ve güç ile hem yurtiçi hem de yurtdışı operasyonlarımızda ön gördüğümüz büyüme hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli yatırımları yapıyoruz. Geliştirme ve Danışmanlık ofislerimizdeki kaynak sayılarını hızlı bir şekilde büyütmeye başladık. Sektöre özel çözümlerimiz ile direkt olarak sektörlerin işini kolaylaştıracak, kurulum maliyetlerini düşürecek yatırım gerçekleştirdik. Endustri 4.0 için yerli bir yazılım olarak öncü bir ERP programı olma hedefini seçtik ve bunu caniasERP içerisinde her modül için uyguladık. Otomasyon özelinde hem teknolojik açıdan hem de konseptsel çalışmalarımız oldu. Kendi teknolojisini üreten bir şirket olarak, Web-Client versiyonumuz ile yine caniasERP yazılım dilimiz TROIA kullanılarak geliştirilen bütün çözümlerimizi, browser özelliği olan her cihazda müşterilerimize sunacağız. Böylece platform bağımsızlığımızı, yeni gelişen pazardaki yerimizi büyüterek devam ettireceğiz. Yapay zeka üzerine de araştırma ve geliştirme faaliyetlerimizi başlattık. Yurt dışındaki yatırımlarımıza da aynı ölçekte hız verdik. Güney Kore pazarına hızlı bir giriş yaptık. Şu anda orada bulunan aktif müşterilerimiz ve yeni adaylarımız ile pazardaki yerimizi sağlamlaştıracağımızı düşünüyoruz. Ayrıca Çin’de de paralel olarak aktivitelerimiz olacak. Brezilya pazarı için de çalışmalarımız devam ediyor. Bu yıl orada da faaliyetlerimizi arttıracağız. Almanya’da şu anda üç tane ofisimiz bulunuyor ve buradan da Avrupa’daki birçok ülkeye hizmet veriyoruz. Hindistan’da bulunan ofisimizle de hem Türkiye’de ki geliştirme faaliyetlerine ve uzak Asya’daki müşterilerize destek oluyoruz hem de Hindistan pazarında aktif olarak rol alıyoruz. Birleşik Arap Emirlikleri’ndeki ofisimiz de aynı şekilde bu operasyonları destekliyor. Müşterilerimize daha kaliteli hizmet vermek amacıyla tüm dünyadaki partner ağımızı hızlı bir şekilde arttırıyoruz. 

e-İrsaliye konusunda sunduğunuz hizmet ve çözümler neler? Çözümlerinizde hangi kriterler ön planda yer alıyor?
Türkiye’nin son birkaç yıl içerisinde dijital dönüşüm adına yapmış olduğu atılımlar firmaların takdirini kazanmış durumda. Ülkemiz e-Dönüşüm konusunda dünyadaki çoğu ülkeyi geride bıraktı. IAS ailesi olarak bu gelişmeye kayıtsız kalmamız düşünülemezdi. e-Fatura geçişinin firmalara zorunluğu kılındığı 2014 yılı itibarı ile caniasERP e-Fatura uygulamamızla müşterilerimizin yanında olduk. Ayrıca bu yeni dönemin getirdiği zorluklara uzman ve yetkin kadromuz sayesinde çok çabuk adapte olarak paydaşlarımızın bu süreçten minimum seviye de etkilenerek geçişlerine olanak sağladık. caniasERP ailesi olarak e-Fatura sürecini başarı ile tamamladık ve sistemimize, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tüm beklentilerini caniasERP modülleriyle bütünleşik olarak karşılayan oldukça esnek bir yapı kazandırdık. Belge içerisine, müşteri veya tedarikçiye özel etiket ve veriler ekleyebilme, tedarikçilerden gelen önceki faturalardan öğrenerek otomatik malzeme eşleştirebilme gibi ilave fonksiyonları sistem içerisinden sunabiliyoruz. Ayrıca e-Fatura altyapımızda küçük değişiklikler ile Almanya’daki müşterilerimize de orada uygulamaya konulan ZUGFeRD sistemi ile uyumlu bir çözüm de sunabildik. Geliştirdiğimiz e-İrsaliye uygulamasında da hem e-Fatura uygulamasının işlevsellikleri kullanıldı hem de e-İrsaliye mevzuatlarına uygun yeni fonksiyonlar kazandırıldı. e-Fatura uygulamasının temelleri üstüne inşa edilmiş olan e-İrsaliye sistemi kullanıcılara büyük kolaylıklar sağlamakta. Burada sunduğumuz caniasERP ile bütünleşik olarak çalışan çözümlerimiz sayesinde satış, satınalma, muhasebe ve envanter gibi modüllerimizle e-Dönüşüm uygulamalarını entegre bir şekilde çalıştırabiliyoruz. Ayrıca ERP’nin tüm özelliklerini e-Dönüşüm süreçleri içerisinde kullandırabiliyoruz. Firmamız, e-Fatura sürecinde yola çıktığı IAS onaylı özel entegratörler ile e-İrsaliye uygulaması için de alt yapısını hazır hale getirdi. Bu altyapı sayesinde caniasERP üzerinden oluşturulan irsaliye belgeleri caniasERP üzerinden entegratörlere ulaştırılıyor. Bu irsaliyeler gerekli durumlarda iptal edilebilir. Ayrıca yine entegratöre yollanan bu irsaliyeler sistem üzerinden ya çıktıları alınarak posta yolu ile ya da direk e-Posta ile müşteriye ulaştırılabilir. Entegratörler ile caniasERP arasındaki haberleşmeler web servisleri üzerinden yapılıyor ve veri iletişimi bu süreçte otomatik hale getirilebiliyor.  Entegratörlerin sistemi ile caniasERP sistemi bütünleşik olarak sunuluyor. Piyasada sunulan ürünlerin aksine caniasERP, kullanıcılarına e-Dönüşüm süreçleri ile ilgili her modül için (Satış Yönetimi, Satınalma Yönetimi, Fatura Kontrol, Müşteri Kartları, Genel Muhasebe, Envanter Yönetimi, Doküman Yönetimi vb.) farklı bir bileşen değil, o modüllere entegre bir fonksiyon olarak sunuyor. Bu özelliği sayesinde caniasERP kullanıcıları başka hiçbir uygulama ve ya portal kullanmaya gerek duymadan bütün e-Dönüşüm süreçlerini sistem içerisinden yürütebiliyor. Bu birleşik sistemin eğitimi, bakımı ve desteği ile ilgili çalışmalar da yine IAS tarafından sunuluyor. Böylece müşterilerimiz her türlü soru ve sorun için .ağrı merkezimizi arayarak birinci ve ikinci seviye desteği doğrudan bizden alabiliyorlar. Teknik bir sebeple özel entegratör ya da Gelir İdaresi Başkanlığı ile temas kurulması gerekirse onu da bizim arkadaşlarımız gerekli teması kurarak sorunu çözüyorlar. 

e-İrsaliye İle Şirketlerde Verimlilik Artacak

e-İrsaliye uygulaması, 2019 Temmuz'da zorunlu hale geliyor. Uygulama, firmalara ve tüketicilere ne gibi avantajlar sağlayacak?
Kağıt irsaliyenin elektronik ortamda, aynı nitelik ile düzenlenmiş hali olan e-İrsaliye, 487 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiş olan bir uygulama. Bu uygulama, irsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde dijital olarak düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesini kapsıyor. e-İrsaliye uygulamasının getirdiği çok sayıdaki avantajdan biri kağıt irsaliye ile aynı niteliği taşıması. Böylece hem maliyetler azalıyor hem de irsaliyelerin saklandığı fiziksel alanlar küçülüyor. Sonuç olarak yönetim süreci daha basit bir hal alıyor. Malın hareketinin izlenmesi ve firmalar arasındaki haberleşme sürelerin kısalıp daha net hale gelmesi ise iş süreçlerindeki verimliliği arttıracaktır. 

Genel olarak e-İrsaliye’nin yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

- Kâğıt olarak saklanma zorunluluğu ortadan kalkar. 

- Müşteriye gönderilecek irsaliyeler, müşterinin isteğine göre e-Posta veya çıktı olarak gönderilebilir.

- İrsaliyeler tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenir.

- Kağıt evraklar ile yürüyen sürecin denetim ve yönetimi kolaylaşır.

- Kağıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azalması ile doğal çevrenin korunmasına katkı sağlanır. 

- İş süreçleri hızlanır.

- İrsaliye bilgileri anlık olarak kontrol edilebilir. 

- Hata tespit ve itiraz süreleri kısalır. 

- Anlık ve otomatik veri akışı ile hata ihtimalleri en aza indirilebilir.

- Elektronik arşivleme ile fiziksel olarak çok büyük boyutlarda olan evrak dolaplarının yerini çok daha küçük boyutlardaki harici saklama aygıtları alır. Böylece gerektiğinde istenilen fatura/irsaliye bilgilerine anında ulaşılabilir.

- ERP ile entegre olan sistem sayesinde bu süreçlerin hepsini ek bir ürüne ihtiyaç olmadan ERP içerisinden yönetilebilir.

Aksi bir durum olmadığı sürece e-İrsaliye sisteminin 1 Temmuz 2019 itibarı ile bazı mükellefler için zorunlu olarak kullanıma açılabileceğini hatırlatıyor ve bu yazımızda e-İrsaliye hakkındaki detayları sizlerle paylaşıyoruz.

 
caniasERP ile e-İrsaliye’ye Kısa Sürede Adapte Olunabilir

e-İrsaliye’de süreç nasıl işliyor ve e-İrsaliye’ye geçmek için neler yapılması gerekiyor?
e-İrsaliye sürecini caniasERP üzerinden yürütecek müşterilerimiz için başvuru süreci şu şekilde özetlenebilir; öncelikle e-İrsaliye uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin e-Fatura sistemine kayıtlı olması zorunlu. e-İrsaliye kullanacak mükelleflerin e-Fatura uygulamasında kullandıkları yöntemi kullanmaları gerekir. (Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon) e-fatura hali hazır olarak kullanıldığından, çalışılan IAS onaylı özel entegratörler firma ile görüşerek e-İrsaliye kullanımı aktive edilmeli. e-Dönüşüm ile bütünleşik olan caniasERP üzerinde gerekli güncellemeler yapıldıktan sonra ilgili eğitimler alınmalı. Tüm bu aşamalar tamamlandığında sürece başlanabilir. Bu bahsettiğimiz geçiş süreci caniasERP’nin bütünleşik yapısı sayesinde eğitimler de dahil olmak üzere 2-3 iş günü gibi kısa sürede gerçekleştirilebilir. 

IAS olarak e-İrsaliye ağırlıklı olmak üzere 2018 yılına yönelik hedefleriniz ve yatırım planlarınız nelerdir?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınlamış olduğu son tebliğe göre e-İrsaliye uygulamasının kullanım zorunluluğu bulunmuyor. Ancak yayınlanan ve henüz tebliğ aşamasına getirilmeyen bir taslakta e-Fatura mükellefi olan firmaların bazı kriterlere göre 1 Temmuz 2019 itibarı ile e-İrsaliye uygulamasına geçişinin zorunlu hale getirileceği belirtildi. e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu için gerekli mevzuat çalışmaları yapılıyor. Resmî Gazete ’de yayınlanmasının ardından IAS olarak, müşterilerimiz ile paylaşacağız. Planlarımızı ve hazırlıklarımızı bu müşterilerimizin herhangi bir gecikme yaşamadan e-İrsaliye uygulamasına geçmesi üzerine yaptık. Şu anda e-İrsaliye ürünümüz hazır olarak bulunuyor ve IAS onaylı özel entegratörlerimiz ile yaptığımız testler başarıyla sonuçlandı. Bunun yanında bünyemizde bulunan destek ekibimizle gerek e-İrsaliye gerek diğer e-Dönüşüm uygulamaları konusunda meydana gelen mevzuat değişikliklerini takip ediyoruz. Bu değişiklikleri, uzman geliştirme ekibimiz sayesinde çok kısa zamanda sisteme adapte edebiliyoruz. Yine, konusunda yetkin destek ekibimiz sayesinde müşterilerimizin e-Dönüşüm ile ilgili yaşadıkları sıkıntılara anında cevap vererek çözüm sağlamaktayız.