Dikkan Grup Şirketleri canias ERP ile Daha Planlı Yönetilebilir Bir Yapıya Kavuştu

1978 yılında kurulan ve günümüzde Türkiye ve Dünya çapında en önemli döküm ve vana üreticileri arasında yer alan Dikkan’ın, Canias ERP ile verimliliğini artırarak tüm iş süreçlerinde nasıl yönetilebilir bir yapıya kavuştuğunu Genel Müdür Yardımcısı Sn. Birol Aslantaş ve Grup İş Geliştirme Müdürü Sn. Saltuk Samir ile konuştuk.

Bize Dikkan’dan bahseder misiniz?

Birol Aslantaş: Dikkan, 1978’de kurulmuş olup Türkiye ve Dünya çapındaki en önemli döküm ve vana üreticileri arasında yer almaktadır. Çalışanlarının sahip olduğu bilgi ve tecrübesiyle, müşterilerine güven veren Dikkan, modern donanımlı tesisleriyle son tüketici ihtiyaçlarına cevap verebilmektedir. 90.000 metrekare açık, 35.000 metrekare kapalı alan üzerinde inşa edilmiş entegre tesislerinde modern CNC üniteleri, yatay ve dikey işleme merkezleri, tam donanımlı laboratuvarları, demir ve demir dışı dökümhaneleri bulundurmaktadır. Yıllık kapasitesi 200 bin vana üretimi olan tesiste; vananın ham madde girişinden, yarı mamüle ve mamül halinden müşteriye sevkine kadar olan tüm sürecin, kalite kriterleri ile beraber yönetilmesi, entegre tesis ve sistem içerisinde olmaktadır. Dikkan Grup şirketleri olarak ayrıca farklı lokasyonlarda bulunan kablo fabrikası ile enerji sektöründe, haddehane tesisi ile pirinç çubuk ve mamülleri sektöründe, gemi söküm ve hurda tesisleri ile birlikte geri dönüşüm sektöründe de Grup faaliyet göstermektedir. Grubun toplam çalışanı 750 kişidir.

“1978’de kurulan Dikkan, Türkiye ve Dünya çapındaki en önemli döküm ve vana üreticileri arasında yer almaktadır. Dikkan Grup, vana ve döküm sektörü haricinde kablo fabrikası ile enerji sektöründe, haddehane tesisi ile pirinç çubuk ve mamülleri sektöründe, gemi söküm ve hurda tesisleri ile birlikte geri dönüşüm sektörlerinde de faaliyet göstermektedir. Dikkan, 6 kıtada 60 ülkeye yaptığı ihracatla yurtdışında büyük bir pazar payına sahiptir.”

Dikkan yatırımlarını devam ettirerek, dengeli olarak üretimini geliştirmekte, bu gelişme ile birlikte istihdam olanakları sağlayıp ulusal ekonomiye hizmet vermektedir. Üst düzey müşteri memnuniyeti sağlamayı ve küresel pazarda kaliteli ve güvenilir marka olarak hizmet vermeyi misyon olarak belirlemiştir. Kapasitesinin artışıyla elde edilen kazancı üretimde ve yönetimde operasyonel mükemmelleşmeye harcayan Dikkan, 6 kıtada 60 ülkeye yaptığı ihracatla yurtdışında büyük bir pazar payına sahiptir.

Mevcut kullandığınız ERP sistemini neden değiştirme ihtiyacı duydunuz?

Birol Aslantaş: Mevcut kullandığımız ERP sistemde alt yapı yetersizliği vardı, sisteme entegre edilemeyen dışarıdan yürütülen süreçler bulunuyordu. Ayrıca verilerin anlık yönetilememesi, verilerin raporlanma aşamasında kesintiye uğraması karar alma anlamında sıkıntılara yol açıyordu. Daha esnek, geliştirilebilir yapıda bir sistem ve şirketin bütün operasyonel birimlerini entegre edecek, süreçlerin toplamını yönetebilecek, teknolojik alt yapı arayışından dolayı yeni bir yazılıma ihtiyaç duyduk. Bilhassa kurumsallaşmada insana bağlı sistemden kurumun kültürüne ve kurallarına bağlı yapıya geçiş için bu şarttı.

“Kurumsallaşmada insana bağlı sistemden, kurumun kültürüne ve kurallarına bağlı yapıya geçiş için yeni bir yazılıma ihtiyacımız vardı.”

ERP seçim sürecinizden bahseder misiniz? Neden Canias ERP’yi tercih ettiniz?

Birol Aslantaş: 2014 yılında kullandığımız sistemin yetersizliğinden dolayı sistem değişikliği ile ilgili araştırmalarımıza başladık. Araştırmalar içerisinde 3 farklı firma ile görüşülüp demo ve belirli kodlar üzerinden testler yapıldı. Bu demo ve testlerde bize en yalın ve en hızlı reaksiyon gösterebilecek sistemin Canias ERP olduğunu gördük. Ayrıca danışmanlık hizmetlerini Canias’ın kendisinden direkt alabilmemiz tercih sebebiydi. Sorunlarımızın çözümlerinde hızlı aksiyon alabilecek olmaları önemliydi.

Canias ERP sorunlarımıza cevap verebilir nitelikte bir sistemdi. Geliştirilebilir yapısı olması, web tabanlı esnek kurgusu ve fayda maliyet analizine gore üst sırada olması Canias ERP’ yi seçmemizdeki diğer önemli faktörlerdi.

“Geliştirilebilir yapısı, web tabanlı esnek kurgusu ve fayda maliyet analizine göre üst sırada olması sebebi ile Canias ERP’yi tercih ettik”

Canias ERP’nin bir çok modülü tek bünyede barındırması ve tüm operasyonel süreçleri entegre edebilme esnekliği, kullanıcıların hızlı adaptasyonu ve Web tabanlı olması sayesinde her yerden erişim kolaylığı sağlaması karar vermemizde oldukça etkiliydi.

Dikkan ERP Projesi (Snowball) ve proje ekibi hakkında kısaca bilgi verebilir misiniz?

Saltuk Samir: Snowball projesi 2015 yılı Ocak ayında başladı. Şirket içerisinde uzun soluklu bu çapta büyük bir proje yürütüleceğinden ve şirket için önemli bir kilometre taşı olmasından dolayı projeye isim vermek istedik ve Snowball ismini seçtik. Sponsoru, proje lideri, proje lideri destek ve proje anahtar kullanıcılarından oluşan toplam 22 kişilik bir ekip vardı. Ayrıca Canias tarafında da 1 proje lideri ve 3 ekip üyesi olarak toplam 4 kişilik Canias ekibinin dahil olduğu çalışmalar yürütüldü.

Ekim 2015 itibariyle projenin ilk fazı olan 2 şirkette; Dikkan Boru ve Dikkan Dış şirketlerimizde canlıya geçildi. 2016 yılı Eylül ayı itibariyle de Dikkan Metal şirketimizde canlıya geçilmiş durumdadır. İlave geliştirmeler ve diğer grup şirketlerine yayılım süreci devam etmektedir. Artık projenin meyvelerini topladığımız ve yayılım anlamında giderek olgunlaşan bir süreç içerisindeyiz.

“Snowball ismini verdiğimiz Dikkan Group ERP Projesi 2015 Ocak ayında başladı. Ekim 2015 itibariyle projenin ilk fazı olan Dikkan Boru ve Dikkan Dış Ticaret grup şirketlerimizde canlı kullanıma geçildi. 2016 Eylül ayı itibariyle de Dikkan Metal şirketimizde canlı kullanıma geçtik.”

Canias ERP Proje Yönetimi süreçlerinizden bahseder misiniz?

Saltuk Samir: Proje yönetim süreçlerinde hem bölümler arası çalışmaların koordinasyonunda hem de kurgu süreçlerinde proje metodolojileri yoğun olarak kullanılmıştır. Planlı proje takibi, kaynak yönetimi ve ekip koordinasyonu bunun en önemli unsurlarından bir tanesidir. Haftalık olarak yürütülen çalışmalar ile birlikte, üst yönetim paylaşım toplantıları yapılarak ilerlenmiş ve aşamalar aşağıdan yukarıya raporlanmıştır. Mevcut durum analizi, senaryoların çıkarılması, süreç haritaları, risk analizi kullanılan bazı metodolojik araçlardır.

“Proje yönetim süreçlerinde bölümler arası koordinasyon ve proje metodolojilerinin yoğun olarak kullanılması ile planlı proje takibi, kaynak yönetimi ve ekip koordinasyonu en iyi şekilde sağlanmıştır. Mevcut durum analizi, senaryoların çıkarılması, süreç haritaları, risk analizi kullanılan bazı metodolojik araçlardır.”

Proje boyunca karşılaştığınız zorluklar ve bu zorlukları aşmanıza yardımcı olan IAS proje ekibinin size sunduğu çözümler nelerdir?

Saltuk Samir: Senaryoların çeşitliliği, özellikle analizlerde tanımlanamayan durumlar, sistemin simülasyonunda karşılaşılan uyarlama zorlukları ve bölümler arası kültür farklılığı proje boyunca karşılaşılan zorluklar arasında bahsedilebilir. IAS proje ekibi gerek esnek çalışma şekliyle gerekse sonradan çıkan ilave senaryoların uyarlanmasında hızlı reaksiyon göstererek müşteri odaklı çözümler sunmuştur.

“IAS proje ekibi, analizle tanımlayamadığımız ve sistemin simülasyonunda karşılaştığımız uyarlama zorluklarını esnek çalışma şekli ve ilave senaryolarla hızlı bir şekilde müşteri odaklı çözümler sunarak aşmamıza yardımcı oldu.”

Canias ERP’nin Dikkan’a sağladığı avantajlar nelerdir?

Birol Aslantaş: Canias ERP projesi bizler için ekip ruhunun ön planda olduğu ve aynı zamanda şirket içi iletişimizi artıran bir projedir. Problemlerin üstesinden gelmek için fedakarlıkla ve zorluklardan başarıyla çıkılan bir o kadar da keyifli bir proje süreci yaşadık. Canias ERP; firmamızın kurumsallaşma yolculuğunda önemli bir katkı sağlarken, birçok operasyonel sürecimizin de sisteme entegre olabilmesini sağladı. Şu anda işletmenin üretim miktarları, ürünlerin hangi aşamada oldukları, stok, satın alma, finansal veriler gibi konuları anlık olarak sistemde görebiliyor, buna bağlı raporları çalıştırabiliyoruz. Tezgah doluluk oranlarını görebiliyoruz.

“Canias ERP ile şu anda işletmenin üretim miktarları, ürünlerin hangi aşamada oldukları, stok, satın alma, finansal veriler gibi konuları anlık olarak sistemde görebiliyor, buna bağlı raporları çalıştırabiliyoruz.”

En önemli katkılardan bir tanesi de fiili maliyetleri ve bütçe gider karşılaştırmalarını sistem içerisinde görebilir ve buna göre sürecimizi yönetilebilir hale geldik. Ek olarak destek olabilecek iyileştirme, onay mekanizmaları, belge takip gibi süreçleri de sisteme entegre etmiş bulunmaktayız. Grup şirketlerimizin tüm satın alma süreçleri ve buna bağlı onay mekanizması Canias sistemine entegre edilmiştir.

“Canias ERP ile, fiili maliyetleri ve bütçe gider karşılaştırmalarını sistem içerisinde görebilir ve buna göre süreçlerimizi yönetebilir hale geldik.”

Canias ERP’nin canlı kullanıma alınması süreci hakkında bilgi verir misiniz?

Saltuk Samir: Yoğun ve planlı bir çalışma dönemi ile canlı kullanıma geçildi. Canlı kullanım öncesi test sürecine hassasiyetle yaklaşıldı ve her aşamasında anahtar kullanıcılarla çalışmalar yürütüldü. İlk etapta 3.500 e yakın ürün ağacı sisteme atıldı, 150 saate yakın kullanıcı eğitimleri verildi. Canlıya geçiş için ayrıca bir geçiş planı yapıldı. Temel veriler haricinde dinamik verilerin de sisteme atılması ile birlikte 3 günlük bir süreçte canlıya geçiş gerçekleştirildi. Canlıya geçiş sonrası Canias desteği çok yoğun olarak devam etti. Çıkan sorunlar daha önce yaptığımız risk analizi kapsamında öngörülen aksiyonlarla birlikte daha rahat aşıldı.

“Canlı kullanım öncesi yapılan geçiş planı kapsamında 3.500’e yakın ürün ağacı sisteme girildi ve 150 saate yakın kullanıcı eğitimleri verildi. Planlı bir çalışma dönemi ve her aşamada anahtar kullanıcılarla birlikte 3 günlük bir süreçte canlıya geçildi.”

Canias ERP modülleri arasında firmanızın süreçlerine en çok katkı sağlayan modüller hangileridir?

Saltuk Samir: En çok katkı sağlayan modüller üst projeksiyondan bakabilmemizi sağlayan yönetim tarafında maliyet (fiili maliyet), ve bütçe, satış pazarlama kanadında CRM, üretim tarafında ise planlama ve envanter modülleri olmuştur.

Canias ERP standart yazılıma ek olarak Dikkan için yapılan özel geliştirmelerden bahseder misiniz?

Saltuk Samir: Dikkan’a özel tasarlanan ekranlar içinden en önemlisi, satış, üretim planlama, arge ve kalitenin içinde olduğu, belge ve bilgi akışının yapıldığı SPAK adlı özel bir ekrandı.

“Dikkan’a özel tasarlanan ekranlar içinden en önemlisi, satış, üretim planlama, arge ve kalitenin içinde olduğu, belge ve bilgi akışının yapıldığı SPAK adlı özel bir ekrandı.”

Ayrıca yarı mamülden mamül seviyesine geçişte YM deponun hareketlerini ve mamül bileşenlerinin takibi anlamında bir ekran daha geliştirildi. Satınalma, talep ve buna bağlı fatura girişleri anlamında onay mekanizmaları devreye alındı. Proje modülünde Dikkan proje yönetim sistemi geliştirildi. Bilgi işlem, Kalite kontrol, bakım yönetimi, kalıp-aparat yönetimi süreçlerini kolaylaştıran ekranlar da Dikkan’a özel geliştirmelerden birkaçıdır.

Dikkan Fiili maliyet süreçlerinden ve Canias ERP’nin fiili maliyet yapısının avantajlarından bahseder misiniz?

Saltuk Samir: Fiili maliyet süreçlerinde sistemin alt yapısının yeterliliği ve buna bağlı şirket içi daha önce kurgulanan maliyet modelinin sistem içerisinde simule edilebilmesi bizim için önemliydi. Bu anlamda Canias’ın bakış açısı ve yetkinliği ile birlikte istenilen model uyarlanabilir ve raporlanabilir hale geldi. Fiili maliyet ile birlikte gerek satış kanadında gerekse şirketin stratejik hedefleri noktasında ileriye dönük ve daha sağlıklı kararlar alabilir duruma geldik. Aynı zamanda ürünün standart maliyeti ile fiili maliyetinin karşılaştırılması ve süreçler ile iyileştirmeler konusunda avantaj sağladık.

“Bizim için en önemli konu sistemin altyapısının yeterliliği ve şirket içi daha önce kurgulanan maliyet modelinin sistem içerisinde simule edilebilmesiydi. Canias’ın yetkinliği sayesinde gerek satış kanadında gerekse şirketin stratejik hedefleri noktasında ileriye dönük ve daha sağlıklı kararlar alabilir duruma geldik.”

Canias ERP’nin esnek malzeme kodu ve varyant yapısı, Dikkan’ın iş süreçlerini nasıl etkiledi?

Saltuk Samir: Bazı ürünler aynı olmasına rağmen boyası veya logosunun farkından kaynaklı ürün kodları farklı yönetiliyordu. Varyant ile birlikte aynı kodda yönetilmeye başlandı. Kısacası hem ürün kodları hem de üretim planlama ve envanter anlamında daha yalın bir yapıya geçilmiş oldu.

“Boyası ve logosunun değişik olmasından kaynaklı farklı ürün kodları Canias ERP’nin varyant özelliği sayesinde aynı kodla yönetilmeye başlandı. Dolayısıyla daha yalın bir yapıya sahip olduk diyebiliriz.”

Depo ve stok yönetiminde Canias ERP sonrası Dikkan’da neler değişti?

Saltuk Samir: Stok yönetiminde daha önce sahadan gelen veriler toplu olarak manuel giriliyordu ve bu durumdan ötürü anlık stok seviyeleri görülemiyordu. Canias ERP sonrası ise sahada kiosk ekranlarından online ilerletilen süreç ile eş zamanlı malzeme hareketleri gerçekleşirken saha ve sistem tutarlılığı yüksek seviyelere ulaştı.

“Stok yönetiminde daha önce sahadan gelen veriler toplu olarak manuel giriliyordu ve bu durumdan ötürü anlık stok seviyeleri görülemiyordu. Canias ERP sonrası ise sahada kiosk ekranlarından online ilerletilen süreç ile eş zamanlı malzeme hareketleri gerçekleşirken saha ve sistem tutarlılığı yüksek seviyelere ulaştı.”

Kalite yönetiminde Canias ERP beklentilerinizi karşılıyor mu? Kalite süreçleriniz hakkında bilgi verir misiniz?

Saltuk Samir: Evet karşılıyor. Daha önce sistem dışında yürüttüğümüz Kalite süreçlerimizi üretim, montaj, sevkiyat ve satış dahil olmak üzere tüm unsurlarını sistem içerisine entegre ederek, ürün kalite sertifikalarını sistem üzerinden almaya başladık ve bu sayede izlenebilirliği sağlamış olduk.

“Canias ERP sonrasında kalite süreçlerimizi sistem içerisine entegre ettik. Kuşkusuz bu durum bizler için önemli olan izlenebilirlik noktasında oldukça fayda sağladı.”

Canias ERP ile canlıya geçtikten sonra ilk günden itibaren çalıştırdığınız MRP, Dikkan’a nasıl bir katma değer sağladı?

Saltuk Samir: Her gece MRP çalıştığından ötürü envanter hareketleri anlık olarak gerçekleşti. Bu sayede iş emri kapatma, ve buna bağlı olarak stok konusunda disiplin sağlanırken aynı zamanda malzemelerin durumunu görebilir hale geldik. Sistem önümüzdeki 4-5 haftanın iş yükünü çıkarmamızı sağladı ve bir sonraki adımımızı daha güvende atmamıza yardımcı oldu.

“Canias ERP’nin MRP modülü önümüzdeki 4-5 haftanın iş yükünü çıkarmamızı sağladı ve bir sonraki adımımızı daha güvende atmamıza yardımcı oldu.”

Canias ERP’nin raporlama kabiliyetini örnekler ile değerlendirir misiniz?

Saltuk Samir: Canias’ın tüm ekranlarına aynı zamanda bir raporlama ekranı diyebiliriz. Bunun sağladığı avantaj ile birlikte ayrı bir raporlama ekranı oluşturma ihtiyacı ortadan kalkmaktadır. Her ekranda bulunan özet tablo özelliği ile detay verileri çok rahat bir şekilde alabilmekteyiz. Excel’de bulunan birçok fonksiyon Canias’ın kendi ekranlarında da bulunmaktadır.

“Canias ile birlikte ayrı bir raporlama ekranı oluşturma ihtiyacı ortadan kalktı. Excel’de bulunan birçok fonksiyon Canias’ın kendi ekranlarında da bulunmaktadır.”

Canias ERP’yi başka firmalara tavsiye eder misiniz? Neden?

Birol Aslantaş: Canias ekibinin sıcak kanlı ve çözüm odaklı olması, kullanıcı memnuniyetini artırırken konusuna hakim, tecrübeli ve soğuk kanlı danışmanlar ile proje ekibinin aynı dili konuşabilmesi bizler için oldukça önemliydi.

Standart dışı senaryoları çok olan, belirli çerçevede esnek yapı arayan, kendileriyle birlikte büyüyüp gelişecek bir ERP yazılımına sahip olmayı hedefleyen, kısa sürede ve daha uygun maliyetle kurulum yapmak isteyen firmalar için Canias ERP’yi tavsiye ediyoruz.

“Standart dışı senaryoları çok olan, belirli çerçevede esnek yapı arayan, kendileriyle birlikte büyüyüp gelişecek bir ERP yazılımına sahip olmayı hedefleyen, kısa sürede ve daha uygun maliyetle kurulum yapmak isteyen firmalar için Canias ERP’yi tavsiye ediyoruz.”

ERP kullanacak firmalara önerileriniz nelerdir?

Saltuk Samir: Bir işletme büyümek ve kurumsallaşmak istiyorsa bunu ERP sistemine sahip olmadan gerçekleştirmesi neredeyse olanaksızdır. ERP kullanacak olan firmalara öncelikli önerimiz, kurum kültürlerini ve süreçlerini çok iyi analiz ederek buna bağlı sistem araştırmalarını doğru bir biçimde gerçekleştirmeleridir.

Ayrıca ERP sisteminin uyarlanması sırasında yürütülecek projede ve canlıya geçiş sonrasında proje ekibinin belirlenmesi ve belirlenen ekipte projenin önünü açacak sponsorun bulunması, projeyi yönetecek proje liderinin olması ve anahtar kullanıcıların belirlenmesi sistem devamlılığı açısından oldukça önemlidir.

http://www.erphaber.com.tr/dikkan-grup-sirketleri-canias-erp-ile-daha-planli-yonetilebilir-verimli-bir-yapiya-kavustu/