Proje Yönetimi

Uluslararası proje yönetim metotları göz önüne alınarak geliştirilen bu modül, Proje Yönetim Enstitüsü(PMI)’nün dünya çapında bir standart olarak kullandığı Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu(PMBOK) esaslarını dikkate alır. Otomatik durum bildirimleri ve detaylı proje yapısını gösteren gantt şeması yardımıyla, projeler için hızlı ve güvenilir bir kontrol gerçekleştirilebilir; tüm detaylarda proje bilgileri yönetilebilir. Proje Yönetimi modülü, sisteme bütünüyle entegredir; böylece verilerin iki yönlü olarak kullanılması mümkün olur.

Proje Yapılanması

Proje Yönetimi modülünde ilk olarak firmadaki kurumsal proje yapısı(EPS) oluşturulur. Bu yapı, projeleri kategorize eden ve sınıflandırma açısından kolaylık sağlayan hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Yeni oluşturulan projeler, EPS yapısı içerisinde uygun kategorilere yerleştirilir. Bir proje içinde iş kırılım yapıları(WBS), projedeki yapılacak işleri tarif ettiğimiz aktiviteleri kategorize etmek için kullanılır. İş kırılım yapıları genellikle bir projenin safhalarını temsil eder ve EPS’de de olduğu gibi hiyerarşik bir yapıya sahip olabilir. Proje safhalarının belirlenmesiyle birlikte aktivite planlamaya geçilebilir. Aktivitelerin özellikleri, milestone(Temeltaş) noktaları ve proje kaynaklarının tanımı, grafiksel olarak veya tablo ile ayrıntılı olarak planlanır. Aktivitelerin çizelgelenmesinin ardından, projenin tüm zamansal akışını belirlemek için hem iş akışı planı hem de kritik yol kapsamlı ve anlaşılır şekilde oluşturulabilir. İş kırılım yapıları ve aktiviteler zamansal düzlemde gantt şeması üzerinden izlenebilir.

Proje Yönetimi modülünde mevcut projeler yeni projeler için şablon olarak kullanılabilir ya da küçük projeler daha büyük projelere alt proje olarak entegre edilebilir. Böylece projeler daha hızlı ve etkin şekilde planlanır ve yönetilir. Aktivitelerin merkezi olarak yönetilmesi, onaylanması ve tüm değişikliklerin anlık olarak izlenebilmesi, proje yönetimindeki etkinliği artırır. Aktiviteler tamamlandığında, uygun olmayan gelişmelere karşı hızlı tepki verilebilmesini sağlamak amacıyla otomatik bir geribildirim gerçekleştirilir.

Mevcut projelerdeki aktivite, iş merkezleri, kaynaklar, malzemeler veya çalışanlar gibi proje bileşenlerinde istenildiği zaman değişiklik, ekleme ve silme yapılabilir. Anlık proje durumu ve ilerlemesine ilişkin genel bir bakış elde etmek için proje taban planı oluşturulabilir. Proje taban planı maliyet ve aktivite bazında oluşturularak hem grafik hem de tablo olarak görüntülenebilir ve karşılaştırılabilir. Burada maliyetler, iş akışları ve projedeki kaynaklar dikkate alınarak hem proje içerisinde hem de farklı projeler arasında bir karşılaştırma yapılır. Aktiviteler içerisinde yapılacak işlerin önemli olanlarını hatırlatmak ve onay almak için yapılacaklar listesi oluşturulabilir. Bu sayede aktivitenin gerçekleşmesi sırasında ince ayrıntılar dahi gözden kaçmaz.

Fatura Düzenleme

Proje Yönetimi modülünde, her bir proje bileşenine ait onaylar tek tek veya toplu olarak faturalandırılabilir. Aktivite giderleri, malzemeler, kaynaklar, hizmet türleri ve genel masraflar gibi proje kapsamındaki tüm maliyetler için fatura oluşturulabilir. Projeler eğer bir fon desteğiyle yürüyorsa, elde edilen fonlar proje içerisinden yönetilebilir ve fonlama gecikmelerine göre proje durdurulabilir. Ayrıca fonlama gerçekleştikten sonra bunlar için de fatura oluşturulabilir.

Maliyet Hesaplaması

Proje Yönetimi modülünde; aktiviteler, malzemeler, projenin herhangi bir aşamasında kullanılacak kaynaklar ve hizmet türleri temel alınarak, planlanan maliyet hesaplamaları gerçekleştirilebilir. Onaylanan aktiviteler veya projenin geneli için planlanan maliyet ve fiili maliyet karşılaştırılabilir. Proje taban planı herhangi bir zamanda hesaplanarak, proje planı ve ilerlemesi takip edilebilir.

Entegrasyon

Entegrasyon Proje Yönetimi modülü için önemli bir role sahiptir. Diğer modüllerde kullanılan ve yönetilen kaynaklar, proje yönetiminde ilgili aşamalarla bağlantılı bir şekilde, doğrudan kullanıma sunulmuştur. Tüm dokümanların Doküman Yönetimi modülünde merkezi olarak saklanması da bilginin etkin ve iyi yapılandırılmış bir şekilde yönetimini sağlar.

Modülün entegre yapısı projelerin Satış Yönetimi modülünden oluşturulmasına ve gerçekleşmesine olanak sağlar. Bir satış belgesi, yeni bir projenin oluşturulmasında temel olarak kullanılabilir. Aynı şekilde bir proje için ihtiyaç duyulan kaynaklar ve planlanan masraflar da proje oluşturulmadan önce simule edilebilir. Onaylanan aktiviteler, gerçekleştirilen hizmetler veya malzeme tüketimleri gibi proje ilerlemeleri, proje tamamlanmadan önce de Satış Yönetimi modülü üzerinden müşterilere tek tek fatura edilebilir. Modülün Satınalma Yönetimi ile sağladığı entegrasyonla teslimatlara ilişkin termin, miktar, tedarikçi gibi veriler, Proje Yönetimi modülüne aktarılır ve burada yönetilebilir. Böylece, satınalma sürecindeki değişikliklere hızlı tepkiler verilebilir.

Modül, Üretim Yönetimi ve Kapasite Yönetimi modülleri ile de entegre bir yapıya sahiptir. Böylece üretim planları ve üretim emirleri bu modül üzerinden izlenebilir ve kontrol edilebilir. Entegre yapı, üretim emirleri ve projeler arasında çizelgeleme bağlantılarının kurulmasına da olanak sağlar.

Özelliklere Genel Bakış:

• Maliyet ve kaynaklar üzerinde kapsamlı planlama
• Gantt chart ile proje üzerinde etkin yönetim ve çizelgeleme
• Kırılımlı yapısı sayesinde kategorize edilebilir hiyerarşik yapı
• Grafik veya tablo olarak görüntülenebilir ve karşılaştırılabilir proje taban planları
• Projenin önemli noktalarında hatırlatma veya onay için kullanılabilir (to do list)
• Proje kapsamındaki tüm maliyetler için fatura oluşturabilme
• Fon yönetimi
• Karşılaştırılabilir planlanan ve gerçekleşen maliyet raporu