Dokumenten-Management

Die Integration des Moduls Dokumentenmanagement in das Gesamtsystem und seine Verbindung zu anderen Funktionsbereichen sind in der Grafik dargestellt.

Archivierung interner Dokumente

Die dem System hinzugefügten Dokumente, die sich auf den Vertrieb, den Einkauf und die Distribution beziehen, werden automatisch im Modul Dokumentenmanagement gespeichert. Diese automatisch gespeicherten Dokumente sind auch von anderen Funktionsbereichen im System aus leicht zugänglich. So ist es beispielsweise möglich, über die im Modul Finanzbuchhaltung aufgebaute und im Modul Rechnungsprüfung gespeicherte Lieferantenrechnung direkt aufzurufen.

Archivierung externer Dokumente

Jede externe Datei mit einem akzeptierten Format kann hochgeladen und in der Ordnerstruktur gespeichert warden.

Anlegen von Ordnern für Dokumente

Die Indexierungsfunktion im Modul hilft bei der dokumentenbasierten Organisation von Unternehmensprozessen. Es garantiert auch, dass Dokumente wieder leicht zugänglich sind.

Revisionssichere Archivierung

Mit der Schnittstelle im Modul Dokumentenmanagement ist es möglich, Dokumente revisionssicher oder gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu archivieren. Der Benutzer kann die Originale der Dokumente in einer Weise speichern, auf die in der Revisionshistorie zugegriffen werden kann, und die gewünschte Revision als gültiges Dokument unter den erstellten Revisionen festlegen.

Dokumenten Check-In/Check-Out

Das von den Benutzern angeforderte Dokument kann zum angegebenen Datumsbereich ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente können von anderen nicht eingesehen werden. Das geänderte Dokument kann vom Benutzer wieder eingecheckt werden.

Zu den Favoriten hinzufügen/ Verknüpfungen erstellen

Die Benutzer können das gewünschte Dokument zu ihren Favoriten hinzufügen. Dokumente, die den Favoriten hinzugefügt wurden, werden unter dem Ordner „Favoriten“ angezeigt, der sich unter den allgemeinen Ordnern befindet. Die gewünschten Dokumente können mit Shortcuts in die erstellten Ordner verschoben werden, ohne dass sie physisch verschoben werden müssen.

Label- und Hashtag-Verwendung

Obligatorische oder optionale Bezeichnungen, die vom Benutzer für Dokumentarten eingegeben werden müssen, werden im Modul Dokumentenverwaltung definiert. Diese Etiketten werden automatisch oder vom Benutzer beim Speichern von Dokumenten ausgefüllt. Zusätzlich zu den Labels können auch die Hashtags für das Dokument definiert werden. Definierte Bezeichnungen und Hashtags können als Suchkriterien für die Suche nach Dokumenten verwendet werden.

Notifikationen

Der Hauptbildschirm des Moduls listet die dem Benutzer zugeordneten Aufgaben und die Anforderungen zur Revisionsbestätigung auf. Auf die relevanten Dokumente kann über 
Benachrichtigungen zugegriffen werden.

Effizientes Dokumentenmanagement

In der Regel werden für Geschäftsvorfälle mehrere Dokumente angelegt, die für jedes relevante Thema zugeordnet und in einer Dokumentenmappe abgelegt werden können. Diese Dokumente können intern, extern oder in verschiedenen Formaten organisiert sein. Mit dieser Art der Zuordnung kann eine vollständige Dokumentation erstellt werden. Sie sind auch jederzeit schnell zugänglich.

Die Dokumente werden sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt und können durch ein Passwort geschützt werden. Die Dokumente im Modul können gruppiert werden; diese Funktion ermöglicht eine umfassende, benutzerdefinierte Bedienung. Darüber hinaus können interne Dokumente mit ihrem Erstellungsgrund verknüpft (z.B. mit Kunden- oder Lieferantenstammdaten) und automatisch in dafür angelegten Ordnern abgelegt werden, was zu mehr Transparenz führt. Notizen und andere Dokumente können auch zu allen archivierten Dokumenten hinzugefügt werden. Dokumente können dann per E-Mail verschickt, gefaxt, gedruckt oder in anderen Datenumgebungen gespeichert werden. Das gesamte caniasERP-System verfügt über ein flexibles Benutzerrechte-System zur Verwaltung von Dokumenten. Verschiedene Benutzer können über das System Berechtigungen zum Anzeigen, Hinzufügen und Ändern von Dokumenten erhalten.

Alle im Modul Dokumentenmanagement archivierten und einem Kunden zugeordneten Daten können im Modul Customer Relationship Management abgerufen und für Vertriebs- oder Marketingzwecke verwendet werden. Beispielsweise können HTML-Vorlagen oder Dokumente für den E-Mail-Versand verwendet werden. Dazu gibt es ein HTML-Repository mit Templates, die mit dynamischen Parametern für den jeweiligen E-Mail-Versand im Modul gefüllt sind.

Integration

Die zentrale Archivierung von Dokumenten entlang der Wertschöpfungskette ist zu einem Teil der täglichen Arbeit geworden. Vollständig in die ERP-Gesamtlösung integriert, spielt das Modul Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle bei der konsequenten Datenhaltung und der Optimierung von Informationsprozessen. Durch die reibungslose Integration des Dokumentenmanagementsystems entfallen kostspielige Schnittstellen und die Verknüpfung von Dokumenten mit externen Systemen. So nehmen Kommunikationsunterbrechungen/Informationen ab, Datenqualität und -transparenz zu und Arbeitsabläufe werden beschleunigt.

Übersicht der Funktionen

• Archivierung von internen und externen Dokumenten
• Unterstützung aller Formate (Text, Bild, Ton, Zeichnung, etc.)
• Schnelles Speichern neuer Dokumente per Drag & Drop
• Hinzufügen von Tags zu Dokumenten, einfache Suche mit Tags und Keywords
• Erstellen einer benutzerspezifischen oder öffentlichen Ordnerstruktur
• Dokument Check-in, Check-out Funktion
• Speichern von Dokumenten mit Passwort
• Verfolgung des Dokumentenverlaufs
• Benutzeraufgaben- und Genehmigungsbenachrichtigungen
• Indexierung
• Verknüpfung mit anderen Dokumenten und Aufbau logischer Verbindungen
• Direkter E-Mail-Versand
• Drucken
• Faxen
• Speichern in anderen Datenumgebungen
• Personalisierter Zugriffsschutz (Benutzerrechte für jedes Dokument / jeden Dokumentenordner)
• Automatische Benachrichtigung der Benutzer bei Dateiaktualisierung oder –archivierung
• Revisionssichere Archivierung mit externer Software nach IDW PS 880
• Fehlerfreie Integration mit anderen Modulen und Arbeitsprozessen