Seyahat Yönetimi

caniasERP Seyahat yönetimi – Travel Management (TRV) modülü; çalışanların seyahat planlamalarını kayıt altına almaları, seyahat avansı, seyahat masrafları, seyahat ile ilişkili diğer ihtiyaç talepleri (araç, bilgisayar vb.) ve şirket hattı taleplerinin kayıt altına alınmasının yanı sıra planlanan, gerçekleşen harcama maliyetlerinin takip edilmesini sağlar.

Seyahat Talepleri

Seyahat talepleri üzerinde; başlangıç, bitiş tarihleri, gidilecek ülke, şehir, proje bilgileri, gidiş dönüş ulaşım bilgileri, otel, bilet, pasaport vb. bilgiler girilerek önceden seyahat planlaması girişi yapılmasına olanak sağlanmıştır. Seyahat kaydı içerisinden ilişkili araç talepleri, diğer seyahat ihtiyaçları, seyahat ile ilgili avans kayıtları da kayıt altına alınabilmekte, seyahatler statüler ile takip edilebilmektedir. Ayrıca seyahat dönüşü için değerlendirme soruları da takip edilebilir.

Seyahat detayında girilmiş olan planlanan iş avansı kayıtları için seyahatten Avans Oluşturma işlemi ile hızlı bir şekilde avans talebi kaydı oluşturulabilir.

Avans Talepleri

Avans talep uygulaması ile, çalışanların tanımlanan masraf tiplerinde iş avans taleplerini sistem üzerinden yapabilmeleri hedeflenmektedir.

İş avansı tanımlarında, masraf tipi, ülke, görev ve tarih aralıkları bazında iş avansı limitleri tanımlanabilmekte ve bu limitlere göre çalışanların talep ettikleri avans tutarları kontrol edilebilmektedir. İş avansı statüsü alanından talep durumu takip edilebilir. İş avansı talebi seyahat ile ilişkili olarak oluşturulabileceği gibi birbirinden bağımsız olarak da oluşturulabilir.

Çalışanlar iş avansı taleplerini self servis uygulamasından girebilir ve girilen bu avans talepleri için sonradan iş avansına ilişkin defalarca çoklu masraf girişi yapabilirler. Masraf girişi ekranında gerçekleşen harcama tutarları, giriş yapıldıktan sonra ilişkili olduğu iş avansı detay ekranında takip edilebilir.

Araç Talepleri

Araç Talepleri uygulaması Araç Kartları ve Araç Talepleri olmak üzere iki bölümden oluşur. Araç Kartları bölümünde, şirket havuz araçları için plaka, marka, model, km başlangıç, km bitiş, km kullanım gibi temel bilgileri kayıt altında tutulmaktadır. Araç temel verilerinin detayına gidildiğinde, ilgili araç için geçmişten o güne kadar kimler tarafından hangi tarihler arasında kullanıldı ve kullanım bilgilerinin neler olduğu liste halinde görüntülenebilir.

Araç Talepleri uygulaması ile çalışan ya da ilgili kullanıcı tarafından çalışan adına araç talep girişi yapılabilir. Talepler değerlendirilip, yetkili kişi tarafından havuzdaki uygun araçlar için Rezerve işlemi yapılabilir. Araç teslim işlemlerinde, km bilgileri işlenebilir, araç iade edildiğinde tekrar havuza düşmesi sağlanabilir.

Şirket Hatları

Şirket hatları, telefon numarası bilgileri girilerek kayıt altına alınır. Şirket hatları sürekli kullanım olduğunda çalışan ile direkt ilişkilendirilebilir veya hat talepleri ile çalışanlara girilen tarih aralıkları için atanabilir. Hat detayında, kullanımı devam eden hatların hangi personellerde olduğu ve hangi hattı daha önce kimlerin kullandığı verisine ulaşılabilir.

Diğer Seyahat İhtiyaçları

Diğer İhtiyaç Talepleri uygulamasında belirli tarih aralıkları için, çalışan demirbaş talebinde bulunduğu durumda, sabit kıymet tanımlarından bilgisayar, telefon, projeksiyon vb. materyaller taleple ilişkilendirilebilir. Bu bilgiler göre kullanım için uygun ilişkilendirmeler sistem üzerinden yapılabilmektedir.

Self Servis Uygulamaları

Seyahat uygulamalarına paralel şekilde, çalışanların kendi kayıtlarını girip ve takip edebilecekleri self servis uygulamaları da mevcuttur. Seyahat Yönetimi ekranında tüm kayıtlar listelenirken, self servis uygulamalarında kullanıcı sadece kendi taleplerini listeleyerek işlem yapabilir. İlgili uygulamalar Seyahatlerim, Avans Taleplerim, Masraf Belgelerim, Araç Taleplerim, Diğer İhtiyaç Taleplerim şeklinde sıralanabilir.

Seyahat Raporları

Kim Nerede: Verilen tarihte çalışanların nerede olduklarını, seyahat arkadaşlarını da kapsayacak şekilde gösteren rapordur.

Yakın Tarihli Seyahatler: Yakın iki tarih arasında seyahat raporu hazırlama opsiyonu.

Seyahat Raporu: Seyahat talebi içindeki değerlendirme sorularının cevaplarını raporlar.

Entegrasyon

Seyahat Yönetimi uygulamaları, Finans Yönetimi modülü uygulamaları ile birkaç noktada entegrasyona sahiptir.

İş avansı üzerinden, Personele Ödeme Yap işlemi ile avansı çalışana ödeme sırasında finans entegrasyonu ile muhasebe kayıtları oluşturulabilir.

Masraf uygulaması Finans Yönetimi tarafındaki masraf takibi ekranına yönlendirmektedir. Masraf girişleri ve önceden girişi yapılmış olan masraf kayıtları bu ekrandan takip edilebilir. Avans talepleri uygulamasından çoklu masraf oluştur seçeneği ile oluşturulan kayıtlar avans talebi ile ilişkili olarak oluşan masraf kayıtlarıdır. Masraf girişleri ekranından bağımsız masraf kayıtları da oluşturulabilir.

Avans masraf girişleri de yapıldıktan sonra Avans Talepleri yönetim ekranından Finans Durumu sorgula işlemi ile Bakiye kapama işlemi iade veya ödeme kayıt anahtarları yardımı ile yapılabilir.
İlgili tanımlar yapılarak, seyahat üzerindeki gün değerinden hesaplanan harcırah tutarlarının bordrolara otomatik aktarılması da sağlanabilir. Harcırah hesabında, ülke ve para birimi bazında harcırah grupları tanımlanarak, günlük harcırah limit ve muafiyet tutarları belirlenebilmektedir.

Bu entegrasyonlardan başka; İş Süreçleri Yönetimi modülü ile Seyahat Talepleri veya Avans Talepleri için iş süreçlerini yönetmek mümkündür.

Özelliklere Genel Bakış

• Seyahat Talepleri

• Avans Talepleri

• Araç Yönetimi (Araç Kartları / Araç Talepleri)

• Şirket Hatları (Şirket Hatları / Hat Talepleri)

• Diğer Seyahat İhtiyaçları

• Seyahat Raporlar

• Masraf Entegrasyonu

• Bordro Entegrasyonu

• Muhasebe Entegrasyonu