Satın alma

caniasERP Satın alma Yönetimi – Purchasing Management (PUR) modülü, bir firmanın satın alma süreçleri için gerekli olan tüm belge ihtiyaçlarını karşılar.

Kullanıcılar bu modül aracılığıyla, satın alma ihtiyacı doğan malzeme ya da hizmetler için satın alma talepleri açabilir, tedarikçilerden fiyat teklifi isteyebilir, tedarikçilerinden gelen fiyat bilgilerini sisteme kaydedebilir ve gerekli durumlarda tedarikçileri ile anlaşma belgeleri oluşturabilir. Ayrıca bu malzeme ya da hizmetler için satın alma sipariş belgeleri ve raporları hazırlanabilir. Benzer şekilde yurtdışı satın alma işlemleri için nakliye aşamaları takibi yapılabilir ve genel olarak satın alma siparişleriyle ilişkili stok, teslimat, fatura ve tedarikçi analizi işlemleri de gerçekleştirilebilir.

Sipariş Önerileri

Satın alma Yönetimi modülü, sistemdeki diğer modüller ile entegre bir yapıya sahiptir. Malzeme İhtiyaç Planlaması modülü yardımıyla en uygun sipariş zamanı ve miktarını içeren bir satın alma isteği oluşturulabilir. Bu süreçte ihtiyaç temelinde bir yapılan terminin yanı sıra teslimat süreleri, mal kabul ve satın alma işlemlerinin süreleri gibi parametreler dikkate alınır. Oluşan satın alma isteklerinde istenirse sipariş yaratılmadan değişiklikler yapılabilir. Ayrıca sistem üzerinden satın alma zamanı ve diğer parametrelere göre yüksek öncelikli istekler belirlenebilir. Daha sonra Malzeme İhtiyaç Planlaması sonucu oluşan bu satın alma istekleri uygulama üzerinden satın alma siparişine dönüştürülerek, satın alma süreci başlatılmış olur.

Şeffaf Tedarikçi Bilgileri

Her siparişte, maliyeti en uygun olan tedarikçiye, termin süreleri de dikkate alınarak karar verilmelidir. Modül, sistemde mevcut olan satın alma bilgilerini doğrudan karşılaştırarak satın alanın lehine olan durumları listeler. Modül bunu yaparken teslimat süreleri, ek ücretler, indirimler, ölçek fiyatları, teslimat ve nakliye koşulları gibi verileri bir araya getirerek sözleşmeleri ve satın alma tekliflerini baz alır. Bu sayede satın alma siparişleri, en düşük fiyat veya en kısa teslimat süresi gibi ölçütler doğrultusunda oluşturulabilir. Tedarikçiler gerekli görüldüğünde ‘Onaysız’ duruma getirilebilir ve kullanıcıların bu tedarikçiler için satın alma süreçlerini çalıştırması kısıtlanabilir.

İzlenebilirlik ve Verimlilik

Satın alma Yönetimi modülünde, satın alma isteğini hesap, müşteri, projeler, üretim emirleri, demirbaş bilgileri veya maliyet merkezleri gibi çeşitli bilgilerle ilişkilendirmek mümkündür. Satın alma isteğinde kurulan bu ilişki, istek siparişe dönüştüğünde sipariş belgesine de aktarılır. Ayrıca belge takibi alanlarında birebir kurulan bağlantı, istenirse birden fazla proje, üretim emri, demirbaş bilgileri veya maliyet merkezi için de kurulabilir. Tüm bunların yanında Satın alma Yönetimi modülü, Malzeme Önerileri uygulaması ile bir malzeme için satınal ma isteği ya da satın alma siparişi oluştururken, o malzeme ile birlikte satınalınması öngörülen malzemeleri de kullanıcılara önerir. Böylece firmalar daha etkin ve avantajlı bir satın alma süreci gerçekleştirebilir.

Satın Almanın Tüm İncelikleri

Modülde envanter girişli malzeme alımlarının yanı sıra envanter girişi beklenmeyen servis ve hizmet türünde alımların satın alma siparişleri de başlatılabilir ve tedarik süreçleri standart olarak yönetilebilir. Ayrıca fason konsepti ile üretim için dışarıdan tedarik edilen malzemelerin tedarik süreci işletilebilir. Satın alma Yönetimi modülündeki dinamik yazdırma özelliği ile belge tipi bazında veya tedarikçiye özel çeşitli dinamik yazdırma koşulları tanımlanabilir. Kullanıcılar, tanımlanmış olan bu koşullardan herhangi biri ile belgeleri yazdırma işlemini gerçekleştirebilir. Böylelikle bir belge, farklı şekillerde çıktı haline dönüştürülebilir.

Bu modülde satın alma kalemleri rezervasyon aracılığı ile sistemdeki diğer işlemlere tahsis edilebildiği gibi, fason alt parçalar için sistemdeki diğer işlemlere rezervasyon da sağlanabilir. Modül üzerinde belirli malzemeler için ihale açılabilir; açılan ihaleler içerisinde, satın alma işlemi için kriterlere en uygun tedarikçileri belirlemek amacıyla tedarikçilere sorular yöneltilebilir, dönen yanıtlar sisteme işlenir ve kazanan tedarikçi belirlenebilir. Belge ve kalem düzeyindeki ek ücretler ve indirimler, farklı fatura ve mal alıcılarının oluşturulabilmesi, Doküman Yönetimi modülüne entegrasyon gibi özellikler de modülün sağladığı avantajlar arasındadır.

Satın alma modülü aracılığıyla termin anlaşmaları oluşturularak sipariş kalemi için farklı termin tarihlerine çizelgeleme yapılabilir, konsinye olarak tedarik edilen mallar için konsinye siparişler oluşturulabilir, ön ödeme beklenen siparişler için ön ödeme siparişi oluşturabilirsiniz.

Süreç Yönetimi

Şirketler üzerindeki rekabet ve maliyet baskısının arttığı bir ortamda sistematik yapısıyla Satın alma Yönetimi modülü, daha etkin bir tedarikçi yönetiminin gerçekleştirilmesine, süreçlerin hızlandırılmasına ve daha ekonomik sonuçların elde edilmesine olanak sağlar. Bütünüyle sisteme entegre yapıdaki modül, süreç boyunca tedarik için önemli olan tüm parametreleri dikkate alır ve tasarruf sağlamanın yanı sıra şeffaflığın artırılmasına da katkıda bulunur.
Satın alma modülü sayesinde düzenli olarak tekrarlanan bazı satın alma süreçleri, yinelenen işlem olarak tanımlanarak seçilen periyotlarda bir satın alma belgesine dönüştürülebilir.

Entegrasyon

Satın alma Yönetimi modülü, sistemdeki pek çok modülle entegre bir şekilde çalışarak etkili bir satın alma süreci gerçekleştirilmesini sağlar. Stok Yönetimi modülü entegrasyonu sayesinde satınalımı gerçekleştirilmiş malzemelerin stoğa girişi doğrudan satın alma belgesine istinaden gerçekleşir. Siparişin stok giriş durumu satın alma uygulamaları üzerinden izlenebilir. Fatura Kontrol modülü entegrasyonu sayesinde sipariş belgeleri faturalar ile eşleştirilerek siparişin fatura giriş durumu izlenebilir.

Malzeme İhtiyaç Planlama modülü entegrasyonu sayesinde kritik stoğa sahip malzemeler için otomatik satın alma istekleri oluşturulabilir. Üretim Yönetimi modülü entegrasyonu fason satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Satış Yönetimi modülüyle entegre çalışan bu modülde Al-Sat siparişler için otomatik satın alma isteği ya da satın alma siparişi oluşturulabilir. Bütçe Yönetimi modülüyle olan entegrasyonu bir satın alma isteği ya da satın alma siparişi oluşturulurken yeterli bütçenin olup olmadığının kolaylıkla kontrol edilmesine yardımcı olur. İthalat Yönetimi modülü entegrasyonu ile satın alma siparişleri doğrudan beyannamelere eklenir ve yurtdışı satın alma işlemleri bu modül ile bütünleşik olarak gerçekleştirilir.

Özelliklere Genel Bakış:

• Talep/İstek yönetimi

• Teklif yönetimi

• Anlaşma yönetimi

• Sipariş yönetimi

• Parçalı sipariş olanağı

• Anlaşmadan sipariş oluşturma

• Merkezi satın alma anlaşması oluşturma

• İsteklerden satın alma siparişi oluştururken tedarikçi önerme

• İhale yönetimi

• Belgeler için tarihçe takibi yönetimi

• Belgeleri Doküman Yönetimi modülünde arşivleme imkanı

• Malzeme İhtiyaç Planlaması sonucu otomatik satın alma isteği oluşumu

• Belge ve kalem düzeyinde açıklama metni

• Siparişleri e-Posta ile gönderme

• Esnek fiyat listesi ve sözleşme yönetimi

• Sipariş miktarına bağlı fiyat karşılaştırması

• Onay mekanizması

• Sistem içi Elektronik Veri Alışverişi modülü bağlantısı

• Tolerans yönetimi

• Ödeme planları

• Tedarik ek masraflarını (nakliye, sigorta, gümrük, ambalajlama) dikkate alma

• Mal girişi kontrolü

• Satın alma gelişimini görüntüleme

• Kullanıcı belge kısıtları oluşturma

• Dinamik yazdırma yönetimi

• Maliyet merkezi dağıtımı

• Malzeme önerileri uygulaması

• Termin Anlaşması

• Malzeme Bağımsız Satın Alma Anlaşması

• Ön Ödemeli Satın alma Süreci

• Konsinye Satın alma

• Onaysız Tedarikçi

• Yinelenen İşlemler