Personel Yönetimi

caniasERP Personel Yönetimi – Personnel Management (HCM) modülü, personel verileri, bordrolama, işe alım, organizasyon yönetimi, idari işler, tazminat hesaplama ve vardiya planlama gibi personellerle ilişkili temel süreçlerin yönetilmesini sağlar.

İnsan kaynakları kullanıcıları sistem üzerinde raporlar tasarlayarak, kendi rapor ihtiyaçlarını karşılayabilir. Böylelikle insan kaynakları departmanı hem operasyonel hem de stratejik süreçlerini verimli bir şekilde sistem üzerinde yönetebilir. Personel Yönetimi modülü, sisteme bütünüyle entegre biçimde çalışır.

Özlük Yönetimi

Personel Yönetimi modülündeki personel sicil kartında, personele ait tüm operasyonel ve kişisel bilgiler, bilgi grupları bazında tutulur. Bazı veriler tarih bazında takip edilir, böylelikle personelin farklı dönemlerde bilgileri de sistem üzerinde korunur. Sicil kartında yer alan bilgi grupları; organizasyon, kimlik bilgileri, ücret, banka, vardiyalar, sosyal sigorta, özel sigortalar, ödemeler, icra dosyaları, engellilik durumu, aile bilgileri, medeni durum, iş deneyimleri, öğrenim, yabancı diller, ödül-ceza bilgileri, zimmetlenen demirbaşlar ve benzeri başlıklar şeklinde listelenebilir.

Modülde ücret değişiklikleri; ilgili uygulama üzerinden toplu şekilde ve farklı hesaplama yöntemleri ile sicil kartlarına aktarılabilir. Personel vardiyaları ise Vardiya Planlama uygulamasında, optimize edilerek planlanabilir ve sicil kartlarına işlenebilir. İdari işler uygulamalarında, sicil kartına erişilmeden zimmet işlemleri yapılabilir, tesislerdeki yemek ve servis listeleri takip edilebilir. Personel bildirim uygulaması ile personeller öneri ve şikayetlerini iletebilirler. Personel katılım uygulaması ile PDKS olmayan işyerlerinde, manuel takip sağlanabilir.

Personel değişim hızı analizleri sistem üzerinden hazırlanabilir. Personele ait yaklaşan olayları ve demografik verileri gösteren kokpit ekranlar ile daha görsel bir şekilde takip sağlanabilir. Yukarıda bahsi geçen özellikler ile özlük bilgileri takip edilebilir, diğer uygulamalarda kullanılması sağlanabilir ve böylelikle insan kaynakları yönetimine ait süreçler hızlı ve kolay şekilde yönetilebilir.

Bordro Yönetimi

Personel bordroları güncel mevzuata, sosyal güvenlik tiplerine ve vergi kanunlarına uygun olarak hızlı ve kolay bir şekilde hesaplanır. Modül üzerinde farklı bordro tipleri oluşturulabilir, aynı dönem için birden fazla bordro hesaplanabilir. Bordro hesaplama ekranında, personelin bordrosunu etkileyecek tüm girdilere tek ekran üzerinden müdahale edilebilir. Ödeme ve kesinti yönetimi ile ödemelerin bordrolara otomatik olarak akması sağlanabilir veya ödemeler CSV formatında topluca içeri atılabilir. Kartlı okuma sistemlerinden alınan bilgiler puantajı oluşturmak için CSV formatında içeri aktarılabilir, izinler uygulamasında girilen izinlerin puantaja dahil edilmesi sağlanabilir. Taksitli borçlar ve avanslar sistem üzerinde kayıt edilebilir, kesintiler bordroya otomatik olarak yansıtılabilir, sicil kartında tanımlı icra dosyasına ait kesintiler otomatik olarak bordroya aktarılabilir.

Hesaplanan bordrolar mail ile personellere iletilebilir, ücret hesap pusulası, toplam maaş bordrosu gibi çeşitli çıktılar alınabilir, en önemli bordro raporlarından biri olan çarşaf bordro ve verilmesi zorunlu olan yasal bildirgeler hızlı bir şekilde oluşturulabilir. Hesaplanan bordrolar üzerinden, hazırlanan banka şube formatlarına göre ödeme dosyaları otomatik olarak oluşturulabilir.

Hesaplanan bordrolar, sistemdeki uygulama aracılığıyla personel bazında belirlenen kayıt anahtarlarına göre muhasebeleştirilebilir. Personel sicil kartındaki finans grup değer alanlarında belirlenen anahtarlara göre, aynı kayıt anahtarı için işlem yapılırken bile farklı hesaplara otomatik kayıt atanabilir. Muhasebe fişlerinde; Puantaj üzerinde belirtilen maliyet merkezlerine veya projelere göre dağılım sağlanabileceği gibi, personel için dönem bazında belirlenebilecek şekilde de maliyet merkezlerine veya projelere göre aktarım sağlanabilir.

Organizasyon Yönetimi

Kadro Tanımları, Kadro Talepleri, Organizasyon Şemaları ve İş Tanımları sistem üzerinde takip edilebilmektedir. caniasERP üzerinde istenildiği kadar firma, tesis ve işyeri personeli takip edilebilmektedir. Departman, görev ve kadro tanımları firma ve/veya tesis bazında yapılabilir ve sicil kartları ile ilişkilendirilebilirler.
Kadro tanımları uygulamasında; norm kadro sayıları, kadro statüleri, ücret aralıkları, standart ödemeler kayıt altına alınabilir. Kadroda yer alan personeller ve boş kadrolar listelenebilir. İlgili kadro tanımı için olan; idari, teknik, proje yöneticileri ve raporladığı yöneticilere ait kadro tanımları da sistem üzerinde yapılabilmektedir. Kadro talepleri sistemde oluşturulup onaya sunulabilmektedir.
Organizasyon Şemaları, tesis bazında ve lik tarihleri ile oluşturulabilir, ağaç veya diyagram olarak takip edilebilir. Sicil kartındaki yöneticiler, oluşturulan organizasyon şemasından veya kadro tanımlarındaki yönetici bilgilerinden doldurulabilmektedir. Sistem üzerinden farklı tiplerde organizasyon şemaları hazırlanabilmektedir.
İş tanımları için gerekli nitelikler, adayların ya da çalışanların alması gereken eğitimler, öğrenim bilgileri, yabancı dil bilgileri, görev ve sorumluluklar tanımlanabilir, kadro tanımları ile iş tanımları ilişkilendirilebilir.

İşe Alım / İşten Çıkış

Personel Yönetimi modülünün önemli bir parçası, işe alım ve işten çıkış süreçlerinin kolaylıkla yönetilebilmesidir. İşten ayrılma süreçlerinde sicil kartları sistemde, eski personel olarak korunur. Personel ileriki bir dönemde yeniden çalışmaya başladığı durumda, eski sicil kartındaki bilgiler yeni karta taşınabilir veya eski sicil kartı ile devam edilebilir, böylelikle hızlı bir şekilde işe alım gerçekleştirilebilir. İşten çıkış sürecinde personele zimmetlenen demirbaş statüleri, açık taksitli borç ödemeleri için kontrol sağlanır. Ayrıca işten çıkış durumunda, ilgili bordroya kalan izin ücreti otomatik olarak yansıtılabilir, varsa kıdem ve ihbar tazminatları hesaplanarak bordroya aktarılabilir. Firmalar arası transfer, tek işlem ile gerçekleştirilebilir ve aynı sicil kartı üzerinden devam edilebilir.

Personel seçme projelerinde; proje seviyeleri, maliyetleri, ihtiyaçları, duyuruları, başvuruları, görüşmeleri ve sınavları organize edilebilir. Modül üzerinden proje için gerekli personel ihtiyaçları kadro tanım veya kadro taleplerinden oluşturulabilir, duyuru ve masrafları kayıt altına alınabilir. Proje için başvurular çalışan personellerden, eski personellerden veya CV bankası üzerinden oluşturulabilir, başvuru yapan adaylara posta veya e-posta yolu ile geri dönüş sağlanabilir, test ve sınavları sistem üzerinden takip edilebilir.

CV (Özgeçmiş) Bankası uygulaması ile adaya ait genel bilgiler, tecrübeler, dil bilgisi, eğitim, öğrenim gibi detaylı bilgiler kayıt altında tutulabilir, özgeçmişe resim ve doküman eklenebilir ve adaya sunulan teklif ve kararlar kayıt edilebilir. Böylece oluşan CV bankasında istenilen kriterlere uygun arama yapılabilir. İşe alım işleminde, CV bankasından seçilen özgeçmiş üzerindeki bilgiler otomatik olarak sicil kartına taşınabilir. Ayrıca dış ortamlarda hazırlanan özgeçmişlerin XML formatı ile sisteme aktarılması da mümkündür.

Rapor Sihirbazı

İnsan kaynaklarına konu olan tüm süreçlerin kolay raporlanabilmesi, şirketler için oldukça kritik bir konudur. Günlük, periyodik veya münferit rapor ihtiyaçları, insan kaynakları departmanı çalışanlarının oldukça vaktini almakta, rapor hazırlama süreçlerinde bazen diğer kullanıcılara ihtiyaç doğurmaktadır. İnsan Kaynakları Yönetimi modülündeki rapor tasarımı oluşturma ve raporlama uygulamaları ile bu süreçler kolayca yönetilebilir. Rapor sihirbazı ile farklı rapor gruplarında raporlar tasarlanabilir, kayıt altına alınabilir ve her ihtiyaç olduğunda çalıştırılabilir. Raporlarda kullanılan arama kriterleri, kullanıcı bazında kayıt altına alınabilir ve sonraki raporlamalarda yeniden kullanılabilir. Hazırlanan raporlar CSV, PDF, Excel, txt gibi formatlarda alınabilir.

Entegrasyon

Personel Yönetimi modülü, ERP sisteminin çeşitli noktaları ile bütünleşik çalışmaktadır. Modül üzerinde hesaplanan bordrolar, Muhasebe Yönetim modülü entegrasyonu sayesinde tek tuş ile muhasebeleştirilebilmektedir. Muhasebe kayıtları oluşturulurken, Maliyet Merkezleri, Maliyet Objeleri veya Projeler bazında dağılım yapılabilir. Yine hesaplanan bordroların, Muhtasar Beyanname’ ye aktarımı sistem üzerinde kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Zimmetleme işlemlerinde Sabit Kıymetler modülü entegrasyonu mümkündür.

Personel Yönetimi kapsamında Sicil kartları ve CV bankası uygulamaları Doküman Yönetimi modülü ile bütünleşik çalışır ve ilgili belgeler sistemde takip edilebilir. Ayrıca İş Süreçleri Yönetimi modülü ile uygulamalarda iş süreçlerini yönetmek mümkündür.

Özelliklere Genel Bakış:

• Organizasyon Yönetimi

• Özlük Yönetimi

• İşe Alım

• Bordro Yönetimi

• Rapor Sihirbazı